Законы Украины

Новости Партнеров
 

Про Основні правила роботи державних архівів України

Архів документів. Текст правового акту станом на 27 березня 2007 року

Страница 4

 
належність оригіналів і копій  таких  документів.  Для  документів
однотипових  юридичних  осіб може застосовуватися метод повидового
відбору.
     Експертиза цінності  документів  фізичної особи починається з
вивчення літератури про фондоутворювача,  біографічних документів,
документів службової,  творчої, громадської, майново-господарської
діяльності.
     Для експертизи  великих  і  складних  фондів  або груп фондів
укладається робоча інструкція,  а також можуть складатися примірні
переліки документів, що підлягають і не підлягають зберіганню.
     4.2.7.4. Кожна    справа/одиниця    обліку     переглядається
(прослуховується)  подокументно (поаркушно) співробітником архіву,
що  проводить  експертизу.  Не  допускається  визначення  цінності
документів тільки за заголовками справ/одиниць обліку.
     Документи з повторюваною інформацією вилучаються тільки після
зіставлення їх інформації з інформацією документів, що залишаються
на зберіганні.
     На постійному зберіганні можуть залишатися,  крім оригіналів,
копії особливо цінних  документів,  а  також  копії  документів  з
візами,  резолюціями,  позначками,  виправленнями  тексту.  Кожний
архів  визначає  склад  і  кількість  дублетних   документів,   що
залишаються для зберігання.
     Документи, більша частина інформації  яких  через  невиправні
фізичні  пошкодження  носія  є недоступною для використання,  може
бути вилучено для знищення.
     Відібрана для   знищення  справа,  що  містить  окремі  цінні
документи, підлягає переформуванню.
     4.2.7.5. Цільова   експертиза  здійснюється  за  наявності  у
фондах  значної  кількості  справ,  що  не  підлягають  подальшому
зберіганню   (не   становлять  цінності,  дублетні,  з  поглинутою
інформацією) і проводиться, як правило, комплексно у фондах: вищих
і підвідомчих юридичних осіб однієї системи;  однорідних юридичних
осіб,  діяльність яких пов'язана  з  певною  територією;  фізичних
осіб,  діяльність  яких пов'язана службовими,  родинними та іншими
стосунками.
     Не підлягають  вилученню  для знищення унікальні документи та
документи НАФ, утворені до 1946 року.
     4.2.7.6. За   результатами  експертизи  цінності  укладаються
індивідуальні  номенклатури  справ;  описи  документів  постійного
зберігання (додаток 6),  описи документів з особового складу; акти
про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
(додаток  7);  акти  про повернення документів власнику,  акти про
виявлення  документів,  що  не  стосуються  даного  фонду,  архіву
(додаток 8).
     Після погодження  та  затвердження  акта  про  вилучення  для
знищення документи утилізують.  Передання документів на утилізацію
оформлюється    приймально-здавальною    накладною.     Утилізація
документів юридичних осіб контролюється працівниками архіву.
     Документи знімаються з обліку згідно з вимогами розділу 6 цих
Правил.
     4.2.7.7. Експертиза  цінності  документів,  що  не   належать
державі,  проводиться  за  ініціативою  власника документів або за
ініціативою архіву за згодою власника.
     Фізичні особи  надають архіву можливість здійснити експертизу
цінності належних їм документів.
     Юридичні особи  -  фондоутворювачі  і/або власники документів
організовують  експертизу  цінності  та  подають  до  відповідного
архіву  на  схвалення  або  погодження  індивідуальні номенклатури
справ,  описи документів  постійного  зберігання  та  з  особового
складу,   акти  про  вилучення  для  знищення  документів,  що  не
підлягають зберіганню.
     У разі  виникнення  загрози  знищення або значного погіршення
стану документів їх власник зобов'язаний негайно повідомити про це
відповідний   архів   для   організації  експертизи  цінності  цих
документів.
     Юридичні і  фізичні  особи,  що є власниками документів,  від
часу створення яких минуло понад 50 років,  або  які  продають  чи
вивозять  архівні документи за кордон,  зобов'язані повідомити про
це відповідний архів з метою проведення  експертизи  цінності  цих
документів.
     4.2.7.8. Архів  здійснює   експертизу   цінності   документів
фізичних осіб; контролює проведення експертизи цінності документів
юридичних осіб та надає організаційну  і  методичну  допомогу  цим
особам в її здійсненні; схвалює або погоджує номенклатури, описи і
акти, подані юридичними особами.
     Архів розглядає і подає на затвердження Держкомархіву України
списки  фондів,  що  підлягають  цільовій  експертизі,  акти   про
вилучення  для  знищення  документів з фондів архіву;  розглядає і
затверджує описи  документів,  що  зберігаються  в  архіві;  описи
документів  постійного  і  довготривалого  зберігання  та акти про
вилучення для знищення документів,  що  утворилися  у  діловодстві
архіву.
     4.2.7.9. Спірні питання з оцінки й відбору документів вирішує
Держкомархів  України,  а  також  архів у межах своїх повноважень.
Спори між архівами і власниками документів  з  питань  призначення
експертизи  цінності,  внесення  документів до НАФ або вилучення з
нього вирішуються у судовому порядку.
 
     4.2.8. Під час визначення категорії архівного фонду (див.  п.
3.3.4.1)  комплексно застосовуються критерії походження,  змісту і
зовнішніх ознак з пріоритетним  застосуванням  критеріїв  значення
фондоутворювача, інформативності документів та часу їх створення.
     4.2.8.1. Архівний  фонд   першої   категорії   є   комплексом
унікальних   або   особливо  цінних  документів,  інформація  яких
стосується різних сторін діяльності держави,  суспільства та  його
провідних діячів.
     4.2.8.2. Архівний  фонд  другої  категорії   містить   окремі
унікальні  і/або  значну  кількість  особливо  цінних  документів,
інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності
держави і суспільства та окремих діячів цих галузей (напрямків).
     4.2.8.3. Архівний фонд третьої категорії  містить  документи,
інформація  яких  стосується  певної  теми  або питання і доповнює
інформацію фондів першої і другої категорій.
 
     4.2.9. Віднесення  документів  до  категорій   унікальних   і
особливо    цінних   здійснюється   за   методикою,   затвердженою
Держкомархівом України.
     Унікальним визнається  документ  НАФ,  що становить виняткову
культурну  цінність,   має   важливе   значення   для   формування
національної  самосвідомості  Українського  народу і визначає його
вклад у всесвітню культурну спадщину.
     Особливо цінним визнається документ НАФ,  що містить особливо
важливу  інформацію  про  державу,  суспільство  та  їх   видатних
представників і/або має особливі (специфічні) зовнішні ознаки.
     До унікальних або особливо цінних може бути віднесено архівні
фонди,  їх  частини,  окремі  справи або документи.  Якщо в справі
виявиться лише один унікальний документ,  то всю її слід  віднести
до категорії унікальних.
     4.2.9.1. Віднесення  до  категорії  унікальних  або  особливо
цінних  для  всіх  класів  документів  здійснюється з пріоритетним
застосуванням  критеріїв:  часу  (давності)  і   місця   створення
документів;   значущості   подій,  явищ,  фактів,  відображених  в
документах  (загальноісторичний  контекст)   та   значення   самої
інформації  про  згадані  події,  явища  і  факти.  Для документів
офіційного  походження  пріоритетними  також  виступають  критерії
цільового   призначення   та   виду   (номіналу)  документів;  для
документів    особового    походження    -     значення     автора
(фондоутворювача).
     Підставою для віднесення документів до унікальних чи особливо
цінних   за   їх   зовнішніми   ознаками  є  насамперед  рідкісний
(специфічний) спосіб фіксації інформації та вид її носія,  а також
наявність раритетного (специфічного) художнього чи палеографічного
оформлення, оздоблення дорогоцінними металами тощо.
     4.2.9.2. Віднесення  документів  до  унікальних  чи  особливо
цінних проводиться юридичними і  фізичними  особами  -  власниками
документів НАФ чи уповноваженими ними особами за місцем зберігання
документів,  а також в архіві - планомірно або в процесі укладання
архівних довідників, виконання запитів тощо.
     Виявлення фондів проводиться за галузевими групами фондів або
фондами   одного   історичного   періоду.   Виявлення   документів
проводиться переважно  за  фондами  першої  та  другої  категорій,
починаючи  з  вивчення  структури  фондів,  складу  й характеру їх
структурних  частин,  принципів  формування  справ,   особливостей
описання і систематизації документів. Для цього залучаються справи
фондів,  описи справ, інший довідковий апарат. Виявлені за описами
справи переглядаються подокументно (поаркушно).
     4.2.9.3. За  результатами  експертизи  цінності   укладаються
анотовані  переліки  документів  (додаток  9) та переліки особливо
цінних документів  (додаток  10),  що  подаються  на  розгляд  ЕПК
відповідного  архіву.  Після  схвалення  зазначених документів ЕПК
архіву документи визнаються унікальними  або  особливо  цінними  і
обліковуються у порядку, визначеному в розділі 6 цих Правил.
 
     4.2.10. Грошова оцінка документів НАФ здійснюється за нормами
і методиками, що затверджуються Кабінетом Міністрів України.
     4.2.10.1. Грошова  оцінка  документів як культурних цінностей
та   рухомого   майна   проводиться   на   підставі   комплексного
застосування   загальних   критеріїв   цінності,   що   визначають
інформаційну  і  споживчу   цінність   документів   та   цінність,
обумовлену їх збереженістю.
     Ціна документа  є  грошовим  еквівалентом  його   рангу,   що
визначається   шляхом   підсумування   загальної  кількості  балів
документа за кожним критерієм цінності.
     4.2.10.2. Грошова  оцінка документів НАФ здійснюється архівом
на підставі наказу його  керівника  або  договору  між  архівом  і
власником  документів у разі:  зміни права власності на документи;
пошкодження,  крадіжки,   незаконного   вивезення   або   знищення
документів   -   з  метою  визначення  розміру  завданих  збитків;
страхування   унікальних,   депонованих   документів;    видавання
документів  у  тимчасове  користування  та  в інших,  передбачених
законом, випадках.
     4.2.10.3. За результатами експертизи цінності укладається акт
грошової оцінки документів НАФ (додаток 11).
 
                    4.3. Комплектування архіву
 
     4.3.1. Комплектування архіву документами - це  цілеспрямоване
і  систематичне  поповнення його складу документами НАФ відповідно
до його профілю.
     Комплектування архіву включає:
     - визначення джерел комплектування архіву відповідно до  його
профілю;
     - визначення складу документів, що підлягають прийманню;
     - приймання документів на зберігання.
 
     4.3.2. Джерела  комплектування,  складання  і ведення списків
джерел комплектування
     4.3.2.1. Джерелами комплектування архіву є юридичні і фізичні
особи,  які є утворювачами і/або  власниками  документів  НАФ,  що
підлягають   постійному   державному  зберіганню  в  обов'язковому
порядку або на підставі угоди.
     4.3.2.2. Архів на підставі рішення своєї ЕК (ЕПК) складає:
     - списки юридичних та фізичних осіб - джерел  формування  НАФ
(додаток 5);
     - за  даними  списків  джерел  формування  -  списки   джерел
комплектування архіву документами НАФ:  список юридичних осіб,  що
передають на зберігання до архіву документи НАФ на підставі  вимог
законодавства або на підставі угоди (додаток 12);  список фізичних
осіб, документи яких бажано прийняти на постійне зберігання;
     - список  юридичних  осіб,  в  діяльності яких не утворюються
документи НАФ (додаток 13).
     4.3.2.3. Списки  джерел комплектування укладаються архівом за
методикою,  затвердженою Держкомархівом України, розглядаються ЕПК
архіву, затверджуються його керівником і перезатверджуються у разі
потреби, але не рідше, ніж раз на 5 років.
     4.3.2.4. Внесення   змін  до  списків  джерел  комплектування
архіву відбувається на підставі  рішення  ЕК  (ЕПК)  у  зв'язку  з
рішенням відповідної державної архівної установи вищого рівня щодо
передання юридичної особи до джерел комплектування іншого  архіву,
створенням,  реорганізацією  або  ліквідацією  особи,  розірванням
угоди  з  недержавним  власником  щодо  передання  документів   на
державне зберігання до цього архіву.
     4.3.2.5. Архів веде окремі списки недержавних юридичних  осіб
та  фізичних осіб - потенційних джерел комплектування до укладення
угоди з ними  про  передавання  документів  до  архіву  на  правах
державної власності.
     4.3.2.6. Архів   виявляє   джерела    поповнення    НАФ    та
комплектування   архіву   документами   архівної   Україніки,   що
знаходяться за кордоном або надходять  з-за  кордону  на  законних
підставах: фондоутворювачів, власників, їх адрес, адрес зберігання
документів.  Архів веде  списки  таких  джерел,  формує  наглядові
справи,   укладає   картки   централізованого   державного  обліку
документів архівної Україніки встановленого зразка (додаток 14)  у
двох   примірниках.   Перші   примірники  карток  разом  з  іншими
обліковими  документами  для  централізованого  державного  обліку
подаються  щорічно  до  Держкомархіву  України,  другі  примірники
залишаються в архіві і вносяться до картотеки документів  архівної
Україніки.
     4.3.2.7. З  метою  забезпечення   повноти   архівних   фондів
втрачені   оригінали   документів,   відсутність  яких  засвідчена
документально,  можуть бути замінені їх  діловодними  копіями  або
копіями з інших архівних фондів.
 
     4.3.3. Граничні   строки  зберігання  документів  в  архівних
підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування
     4.3.3.1. Приймання  документів  НАФ  до  архіву від юридичних
осіб - джерел комплектування здійснюється після  закінчення  таких
граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах цих осіб:
     - для управлінської документації:
     - Верховної  Ради України,  Адміністрації Президента України,
Кабінету  Міністрів   України,   Конституційного   Суду   України,
Верховного  Суду  України,  Вищого  господарського  суду  України,
Генеральної  прокуратури  України,  Центральної  виборчої  комісії
України,  Рахункової палати України,  Національного банку України,
міністерств,  інших  центральних  органів  виконавчої   влади   та
безпосередньо підпорядкованих їм юридичних осіб - 15 років;
     - Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим,
обласних,  Київської  та  Севастопольської міських рад і державних
адміністрацій та підпорядкованих їм юридичних осіб, обласних судів
і прокуратур - 10 років;
     - районних рад і державних адміністрацій,  органів  місцевого
самоврядування  та  підпорядкованих їм юридичних осіб,  районних і
міських  судів  і  прокуратур,   а   також   сільськогосподарських
підприємств - 5 років;
     - для окремих категорій документів:
     - записів актів громадянського стану,  документів з особового
складу,  записів нотаріальних дій і судових справ, погосподарських
книг - 75 років;
     - науково-технічної документації - 25 років;
     - аудіовізуальних   документів,  що  створюються  як  продукт
цільової  виробничої  діяльності  -  3   роки   після   закінчення
копіювання;
     - електронних документів,  що створюються як продукт цільової
виробничої діяльності - 5 років;
     - аудіовізуальних та електронних документів,  що  входять  до
складу   управлінської   або   науково-технічної  документації,  -
впродовж  строків,   передбачених   для   зберігання   цих   видів
документації.
     4.3.3.2. Строки зберігання документів у архівних  підрозділах
до  передавання  їх до архіву можуть бути змінені за погодженням з
архівом.
     Подовження строків    зберігання    документів   у   архівних
підрозділах   дозволяється   у   разі   необхідності   практичного
користування  документами  зі  службовою  метою  або відсутності в
архіві вільних площ у сховищах.
     Скорочення строків    зберігання    документів   у   архівних
підрозділах може здійснюватися у випадках:
     - ліквідації  юридичної особи - джерела комплектування у разі
відсутності правонаступника;
     - зміни форми власності державної юридичної особи;
     - загрози втрати або пошкодження документів.
     Дострокове приймання документів може здійснюватися на платній
основі.
 
     4.3.4. Приймання   документів   від   джерел   комплектування
державної власності
     4.3.4.1. Приймання   документів   проводиться   щорічно    за
графіками,   затвердженими  архівом  за  погодженням  з  джерелами
комплектування.
     У разі  незначних  обсягів  документів архів може приймати їх
раз на декілька років, але не рідше одного разу за 5 років.
     4.3.4.2. Документи  готуються  до  передавання  відповідно до
вимог, встановлених Держкомархівом України. Ці роботи здійснюються
за рахунок фондоутворювача.
     Перед прийманням документів представник архіву  проводить  на
місці  перевірянь  фізичного,  санітарно-гігієнічного і технічного
стану  документів.  У  разі   виявлення   пошкоджень   складається
відповідний   акт   (додаток   15).  Пошкодження  усувають  шляхом
фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.
     4.3.4.3. Документи  приймаються  в упорядкованому стані разом
із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів  за
затвердженими     описами.     Приймання     оформлюється    актом
приймання-передавання  (додаток  16),  що   складається   у   двох
примірниках.
     4.3.4.4. Разом  з  документами  до  архіву  передаються   три
примірники   опису   (у   тому  числі  контрольний  примірник)  та
довідковий апарат до нього.  Четвертий  примірник  опису  разом  з
примірником     акта     приймання-передавання    залишається    у
фондоутворювача.
     Приймання справ    проводиться   за   описом   поодинично   у
присутності представника фондоутворювача, а справ з унікальними та
особливо   цінними  документами  -  подокументно  і  поаркушно,  і
фіксується відповідним     підсумковим     записом     в     опису
(див. п. 6.4.5.4).
     У разі відсутності справ їх  номери  та  причини  відсутності
зазначаються  в  акті приймання-передавання документів на державне
зберігання   (графа   "Примітки")   і   в   письмовому   поясненні
фондоутворювача, що додається до акта.
     Юридична особа,   що  передає  документи,  зобов'язана  вжити
заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів  та  притягнення
осіб,  винних у втраті документів НАФ,  до відповідальності згідно
із законодавством.
     4.3.4.5. Під час першого  надходження  документів  до  архіву
подається історична довідка про фондоутворювача. Під час наступних
надходжень  подаються   доповнення   до   історичної   довідки   з
відомостями  про зміни,  що відбулися в назві,  підпорядкованості,
функціях, структурі юридичної особи тощо.
 
     4.3.5. Приймання  документів  до   архіву   від   недержавних
юридичних   установ   -  джерел  комплектування  здійснюється,  як
правило,  безкоштовно відповідно до умов  угоди  між  власником  і
архівом.
     Приймання документів  громадських  об'єднань  та   релігійних
організацій  може  здійснюватися за описом первинного розбирання з
подальшим укладанням архівних описів працівниками архіву.
     В угодах   повинні  зазначатися  документи  з  конфіденційною
інформацією та порядок користування ними,  умови  відтворення  цих
документів та використання їх інформації.
 
     4.3.6. Документи  особового  походження надходять на постійне
зберігання до архіву  на  підставі  договору  дарування,  договору
купівлі-продажу,   заповіту,   рішення   суду   (у  разі  визнання
документів  безгосподарним  майном  чи  майном,  що  безгосподарно
зберігається). У договорі зазначаються особливі умови користування
документами,  їх  відтворення  та  використання   їх   інформації.
Приймання  документів  здійснюється  після затвердження ЕПК архіву
опису  первинного  розбирання  та  акта  приймання-передавання  із
зазначенням   грошової   оцінки   документів.   Описи   первинного
розбирання можуть укладатися окремо або як складова  частина  акта
приймання-передавання.
     Документи, що не підлягають прийманню до архіву, повертаються
власнику за актом,  що складається у двох примірниках, один з яких
отримує власник.
 
     4.3.7. Науково-технічні  документи   приймаються   в   такому
обсязі,  що  дозволяє  створити об'єктивне уявлення про результати
досліджень чи розробок та  відтворити  об'єкт,  виріб,  технологію
процесу.  Електронні  документи  приймаються  разом  з  програмним
забезпеченням,  що дозволяє відтворити інформацію.  Аудіовізуальні
документи  приймаються  в належному комплекті разом із супровідною
документацією.
 
     4.3.8. Архів   може   за   власною   ініціативою   створювати
(замовляти   створення)   документи  НАФ  з  метою  віддзеркалення
значущих  подій,  явищ,  процесів,   якщо   в   документах   інших
фондоутворювачів ці події відображено недостатньо.
     Анкети, фотографії, записи бесід, інтерв'ю та інші документи,
створені  в результаті ініціативного документування,  надходять до
архіву на загальних  підставах.  Стороною,  що  передає,  у  цьому
випадку є особи, які здійснили ініціативне документування.
 
     4.3.9. Надходження  документів  архівної  Україніки до архіву
здійснюється на підставі:
     - міжнародних угод;
     - угоди між власником документів та архівом  щодо  дарування,
купівлі-продажу документів, обміну копіями;
     - заповіту або в якийсь інший законний спосіб.
 
     4.3.10. Приймання документів на депоноване зберігання
     Депоноване зберігання   архівних   документів   -  зберігання
документів в архіві за угодою між архівом і власником  документів,
із збереженням за власником права власності на документи.
     Існує строкове і безстрокове депоноване зберігання.  Під  час
приймання  документів  на  строкове  депоноване зберігання в угоді
зазначається  термін,  після  закінчення  якого  архів   документи
повертає  власникові.  Якщо  після закінчення терміну депонованого
зберігання власник не подовжує угоду і не забирає документи,  вони
переходять у власність держави відповідно до законодавства. У разі
безстрокового  депонованого  зберігання   термін   зберігання   не
обумовлюється,  але  документи  мають  бути  повернені власнику за
першою ж його вимогою.
     Архів може приймати на депоноване зберігання будь-які архівні
документи,  що не належать  державі,  якщо  це  не  погіршує  умов
постійного зберігання документів НАФ в його сховищах.
     Приймання документів на депоноване зберігання здійснюється за
описами  первинного  розбирання  або  архівними  описами  (у  разі
наявності) поодинично із складанням аркушів  й  актів  перевіряння
наявності  та  стану  документів (додатки 17,  18) та обов'язковою
фіксацією їх фізичного (технічного) стану у відповідних  облікових
документах (див.  пп.  7.5.7.1,  7.5.7.2).  Приймання оформлюється
актом   приймання-передавання   на   депоноване   зберігання    із
зазначенням грошової оцінки документів.
     Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило, на
платній основі. Під час укладання угоди доцільно передбачити умови
доступу до документів та використання  їх  інформації.  Експертиза
цінності  та  науково-технічне  опрацювання депонованих документів
здійснюється лише за попередньою домовленістю з власником.
 
     4.3.11. У  разі  ліквідації   юридичної   особи   -   джерела
комплектування  архіву  її  документи впродовж строків тимчасового
зберігання  зберігає  правонаступник,  а   після   їх   закінчення
документи НАФ передаються до архіву на загальних засадах.
     У разі відсутності правонаступника документи  НАФ  підлягають
передаванню до архіву:  в обов'язковому порядку,  якщо ліквідована
особа належала до державного сектору;  відповідно до  угоди,  якщо
ліквідована особа належала до недержавного сектору.
     Документи НАФ,   що   нагромадилися   за    час    діяльності
ліквідованої  юридичної особи,  приймаються до архіву на загальних
засадах.
     Документи тимчасового   зберігання   ліквідованих   юридичних
установ,  строки  зберігання  яких  вичерпано,   вилучаються   для
знищення.  Документи  осіб,  не  внесених до джерел комплектування
архіву,  якщо  строки  зберігання  цих  документів  не  вичерпано,
зберігаються у трудових архівах.
     Відбір і  знищення   документів,   строки   зберігання   яких
вичерпано,  упорядкування  документів,  що  підлягають зберіганню,
передавання  цих  документів  до  відповідних   архівних   установ
забезпечує ліквідаційна комісія.
 
                             Розділ 5
            Управління архівною справою і діловодством
                   у зоні комплектування архіву
 
     Архів у  межах своїх повноважень здійснює управління архівною
справою і    діловодством    у    зоні    свого     комплектування
(див. п. 1.2.3.4).
 
     Основними завданнями    архіву   як   органу   управління   є
забезпечення формування НАФ,  збереженості документів НАФ та інших
соціально  значущих документів,  використання архівної інформації;
організація  документаційного  забезпечення  управління,  а  також
забезпечення  додержання  законодавства  у сфері архівної справи і
діловодства. Ці завдання реалізуються через виконання архівом його
основних функціональних обов'язків як органа управління.
 
                     5.1. Участь у формуванні
                 і реалізації державної політики,
            нормативно-правовому регулюванні відносин,
                   міжгалузевій координації та
                   міжнародному співробітництві
 
     5.1.1. Архів   подає  пропозиції  щодо  формування  державної
політики у сфері архівної справи і діловодства та  в  межах  своєї
компетенції забезпечує її проведення.
     Архів систематично здійснює аналіз та  узагальнення  практики
застосування  законодавства  з  архівної  справи  і діловодства та
подає відповідним органам вищого рівня конкретні  пропозиції  щодо
його вдосконалення.
     В межах своїх повноважень архів видає накази, затверджує інші
нормативні  документи,  які  після  їх  реєстрації в установленому
порядку  є  обов'язковими  для  виконання   іншими   фізичними   і
юридичними  особами.  У  разі  потреби  архів видає разом з іншими
органами виконавчої влади спільні акти.
 
     5.1.2. На підставі узагальнення основних планових  показників
своєї роботи,  інших державних архівних установ, трудових архівів,
архівних підрозділів юридичних осіб,  що перебувають у  зоні  його
комплектування,  архів  складає  зведений  план  розвитку архівної
справи  на  відповідній  території  (у  зоні   комплектування)   і
забезпечує  його  виконання.  Цей  план  затверджується директором
архіву,  для архівних установ низової ланки  -  за  погодженням  з
державною архівною установою вищого рівня керівником органу,  який
створив архів.
 
     5.1.3. Архів може  розробляти  цільові  регіональні  програми
розвитку   архівної  справи  і  діловодства  або  брати  участь  у
розробленні аналогічних державних чи галузевих програм.
 
     5.1.4. Архів  в  установленому  порядку  подає   обгрунтовані
пропозиції до бюджетного запиту на наступний рік щодо фінансування
діяльності  архіву  і  розвитку  архівної  справи,  у  тому  числі
планування,   у   разі   необхідності,   капітальних  вкладень  на
будівництво нових приміщень.
 
     5.1.5. З метою вдосконалення мережі місцевих архівних установ
у своїй зоні комплектування та забезпечення збереженості соціально
значущих документів,  що не належать до  НАФ,  Державний  архів  в
Автономній Республіці Крим, державний архів області, міста Києва і
Севастополя подає місцевим органам  виконавчої  влади  та  органам
місцевого   самоврядування   пропозиції  щодо  створення  архівних
відділів  районних  державних  адміністрацій,  архівних   відділів
міських     рад     та     трудових    архівів    у    відповідних
адміністративно-територіальних одиницях.
 
     5.1.6. У межах своїх повноважень архів  здійснює  міжгалузеву
координацію  та міжнародне співробітництво у сфері архівної справи
і діловодства,  зокрема у здійсненні науково-методичної  роботи  в
галузі    архівознавства,    документознавства    й   археографії,
впровадженні   нових    інформаційних    і    документозберігаючих
технологій,  обміні  досвідом  роботи  архівних установ та копіями
документів тощо.
 
                5.2. Науково-методичне керівництво
             іншими архівними установами та контроль
                         за їх діяльністю
 
     5.2.1. Державний  архів   в   Автономній   Республіці   Крим,
державний  архів  області  здійснює  науково-методичне керівництво
архівними відділами районних державних адміністрацій та  архівними
відділами міських рад на території республіки (області), контролює
дотримання нормативних вимог на усіх напрямках  їх  функціональної
діяльності.
     Державний архів міста Києва,  Севастополя здійснює аналогічні
функції щодо архівних відділів районних у місті Києві, Севастополі
державних адміністрацій.
 
     5.2.2. Архівний  відділ  районної  державної   адміністрації,
архівний  відділ міської ради надає трудовим архівам організаційну
допомогу, здійснює нормативно-методичне забезпечення їх діяльності
та  контролює  стан  збереженості  документів,  що  перебувають на
зберіганні  в  них,  якість  проведення  експертизи  цінності  цих
документів, їх описування та укладання довідкового апарату до них,
організації користування ними і використання їх інформації.
 
     5.2.3. Архів  відповідно  до  своїх   повноважень   контролює
діяльність  архівних підрозділів державних і комунальних музеїв та
бібліотек в частині  проведення  експертизи  цінності  документів,
забезпечення  збереженості  документів НАФ,  ведення їх державного
обліку та створення довідкового апарату до них.  Архів бере участь
у роботі експертних органів музеїв і бібліотек з питань визначення
цінності документів; надає допомогу музеям і бібліотекам у веденні
державного  обліку  документів  НАФ,  поліпшенні  умов  зберігання
документів,  їх  реставрації,  консервації,  створенні  страхового
фонду та фонду користування документами.
 
     5.2.4. Архів   відповідно   до  своїх  повноважень  контролює
діяльність  архівних  установ,  заснованих  фізичними  особами,  в
частині   дотримання   нормативних  вимог  на  усіх  напрямках  їх
функціональної  діяльності,  у  тому   числі   щодо   забезпечення
збереженості документів у разі ліквідації архівної установи.
 
     5.2.5. Архів сприяє залученню фахівців,  які мають відповідну
освіту,  до  роботи  в  архівних   відділах   районних   державних
адміністрацій,  архівних  відділах міських рад,  трудових архівах,
інших архівних установах,  організовує систематичне підвищення  їх
кваліфікації.
 
         5.3. Управління архівною справою і діловодством
              в юридичних особах усіх форм власності
                 та взаємовідносини з власниками
                    приватних архівних зібрань
 
     5.3.1. Форми  і  методи   управління   архівною   справою   і
діловодством у взаємодії архіву з юридичними і фізичними особами
     5.3.1.1. Архів   у   межах   своїх    повноважень    здійснює
нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення
архівних  підрозділів  і  служб  діловодства  юридичних  осіб,  що
перебувають  у  зоні його комплектування,  та контролює дотримання
ними і власниками приватних архівних зібрань вимог законодавства у
сфері архівної справи і діловодства.
     5.3.1.2. Відповідно  до  форми  власності  майна,  на   якому
засновано  юридичну  особу,  права  власності  фізичної  особи  на
документи,  наявності у них  документів  НАФ  або  документів,  що
підлягають   внесенню   до   НАФ,  архів  здійснює  управління  їх
діяльністю у таких формах:
     - організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами,
службами  діловодства  та  ЕК  органів  державної  влади,  органів
місцевого  самоврядування,  державних  і  комунальних підприємств,
установ і  організацій  -  джерел  комплектування  і  контроль  за
діяльністю зазначених підрозділів, служб і комісій;
     - сприяння діяльності архівних підрозділів, служб діловодства
і ЕК,  контроль за організацією документів, проведенням експертизи
їх цінності,  обліком,  забезпеченням збереженості  документів  на
підприємствах, в установах і організаціях, заснованих на приватній
власності,  а також релігійних організаціях і об'єднаннях громадян
- джерелах формування НАФ;
     - сприяння в роботі з документами приватних архівних  зібрань
та контроль за станом збереженості в них і обліку документів НАФ;
     - сприяння роботі архівних підрозділів,  служб діловодства  і
ЕК,  передусім  в  роботі з документами з особового складу,  інших
юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
     5.3.1.3. Архів    надає    юридичним    і   фізичним   особам
організаційно-методичну,  консультативно-методичну  та   практичну
допомогу.   Контрольні  функції  здійснюються  архівом  у  процесі
схвалення описів справ постійного зберігання, анотованих переліків
унікальних  та  переліків  особливо цінних документів;  погодження
індивідуальних  положень  про   служби   діловодства   і   архівні
підрозділи,  індивідуальних  номенклатур  справ,  описів  справ  з
особового складу,  актів про вилучення для знищення документів,  а
також в ході перевірянь.
     5.3.1.4. Архів може  надавати  юридичним  особам  -  джерелам
свого   комплектування   методичну   або   практичну  допомогу  на
договірних засадах.
     Архів взаємодіє  з  іншими  юридичними  особами та власниками
приватних архівних зібрань на підставі  угод  і,  як  правило,  на
платній основі.
     Архів може  надавати  власнику  документів   НАФ   безоплатну
консультаційно-методичну  і  практичну допомогу за умови відкриття
доступу до цих документів на встановлених для  державних  архівних
установ засадах.
     5.3.1.5. Архів створює за рахунок коштів  Державного  бюджету
України  копії  унікальних  та  особливо цінних документів НАФ для
страхового  фонду  і  фонду  користування  з   правом   подальшого
користування   ними   та  використання  їх  інформації  з  дозволу
власника,  а  також  може  надавати  допомогу  в  поліпшенні  умов
зберігання,  реставрації  та  створенні фондів користування іншими
документами НАФ.
 
     5.3.2. Напрямки  взаємодії  архіву  з  юридичними  особами  у
здійсненні функцій управління архівною справою і діловодством
     5.3.2.1. Архів  взаємодіє  з  юридичними  особами   у   таких
напрямках:
     - організація і вдосконалення роботи служб діловодства;
     - організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;
     - взаємодія з експертними комісіями;
     - методична   і   практична  допомога  у  виконанні  робіт  з
документами;
     - здійснення  перевірянь  роботи архівних підрозділів,  служб
діловодства та експертних комісій;
     - проведення  оглядів  роботи  архівних  підрозділів  і служб
діловодства;
     - підвищення  кваліфікації  працівників архівних підрозділів,
служб діловодства, голів і членів експертних комісій;
     - організація державного обліку документів НАФ.
     5.3.2.2. З метою організації  і  вдосконалення  роботи  служб
діловодства архів:
     - бере участь у підготовці  пропозицій  керівникам  юридичних
осіб  щодо  організації  і вдосконалення роботи служб діловодства,
опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходів з цих
питань;
     - бере участь у підготовці нормативно-методичних  посібників,
розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діловодства;
     - проводить наради,  семінари і консультації,  бере участь  у
підготовці розпорядчих документів з питань впровадження стандартів
на документацію,  систем документаційного забезпечення управління,
уніфікованих   систем  документації  та  вносить  пропозиції  щодо
вдосконалення цих документів;
     - погоджує  положення  про  служби діловодства,  інструкції з
діловодства,  типові, примірні та індивідуальні номенклатури справ
і надає методичну допомогу в їх розробленні.
     5.3.2.3. Під  час  погодження  інструкцій  з  діловодства  та
номенклатур   справ   архів  перевіряє  їх  відповідність  вимогам
законодавства,  державних стандартів на документацію,  примірних і
типових   інструкцій  з  діловодства  та  правил  роботи  архівних
підрозділів установ.
     5.3.2.4. Юридичні  особи  протягом року з дня їх реєстрації в
установленому законом порядку зобов'язані подати на погодження  до
відповідного  державного архіву або архівного відділу міської ради
номенклатуру справ.  Номенклатура справ повторно  розглядається  і
погоджується  у  міру  потреби,  у  разі  суттєвих  змін  основних
функцій,  завдань і структури юридичної особи,  але не  пізніше  5
років від дати її останнього погодження.
     5.3.2.5. З метою організації і вдосконалення роботи  архівних
підрозділів архів:
     - бере участь у підготовці  пропозицій  керівникам  юридичних
осіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів,
складанні проектів розпорядчих документів та планів заходів з  цих
питань;
     - бере участь у підготовці нормативних  актів,  розробляє  та
впроваджує  методичні  посібники  з  питань  експертизи цінності і
відбору документів на зберігання,  забезпечення їх збереженості та
з інших напрямків роботи архівних підрозділів;
     - погоджує положення про архівні підрозділи,  надає методичну
допомогу в їх розробленні;
     - схвалює  описи  справ  постійного   зберігання,   анотовані
переліки   унікальних   документів  та  переліки  особливо  цінних
документів;
     - погоджує описи справ з особового складу, акти про вилучення
для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
     - погоджує  графіки  подання описів на розгляд ЕПК та графіки
передавання документів НАФ до архіву (для джерел комплектування);
     - проводить  наради,  семінари і консультації з питань роботи
архівних підрозділів.
     Положення про  архівні  підрозділи  розробляються  на  основі
типових і примірних положень, що затверджуються Держкомархівом.
     5.3.2.6. Взаємодія з експертними комісіями
     Архів розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допомогу у
розробленні    цих   положень   та   інших   нормативно-методичних
документів,  що регламентують діяльність комісій,  бере  участь  у
роботі ЕК, у разі необхідності організовує спільні засідання ЕК та
ЕПК, заслуховує звіти ЕК.
     5.3.2.7. Допомога у проведенні поточних робіт
     Архів надає організаційну і практичну допомогу  у  проведенні
робіт та розробленні методичних рекомендацій з:
     - експертизи цінності документів;
     - науково-технічного    опрацювання   документів   постійного
зберігання  та  з  особового  складу  (систематизація,   уточнення
походження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);
     - укладання     основних     облікових     документів     для
централізованого державного обліку;
     - забезпечення збереженості документів;
     - укладання довідкового апарату;
     - організації  користування   документами   та   використання
документної інформації, у тому числі публікації документів;
     - підготовки  до  передавання   документів   із   структурних
підрозділів  до архівного підрозділу та передавання документів НАФ
до архіву тощо.
     5.3.2.8. Проведення  перевірянь  роботи архівних підрозділів,
служб діловодства та експертних комісій
     Архів здійснює    комплексні,    тематичні    та   контрольні
перевіряння роботи  архівних  підрозділів,  служб  діловодства  та
експертних комісій юридичних осіб.
     Комплексні перевіряння проводяться не рідше,  ніж один раз на
п'ять років.
     Тематичні перевіряння проводяться  у  міру  потреби,  але  не
частіше, ніж раз на два роки.
     Контрольні перевіряння здійснюються у разі потреби через  рік
після  проведення  комплексного  або  тематичного  перевіряння  за
рішенням  колегії  або  ЕПК  (ЕК)   архіву.   Замість   проведення
контрольного перевіряння архів може зробити запит на одержання від
юридичної особи письмових відомостей про хід  усунення  недоліків,
виявлених у процесі комплексного або тематичного перевіряння.
     5.3.2.9. Комплексне  перевіряння  здійснюється   за   планом,
затвердженим  керівником архіву.  У плані обумовлюються завдання й
основні  питання  перевіряння,   послідовність   і   строки   його
проведення,  склад  комісії.  Архів попередньо повідомляє юридичну
особу про мету і терміни проведення перевіряння.
     5.3.2.10. У  ході  комплексного  перевіряння  обстежуються  і
аналізуються:
     - організаційно-правовий статус архівного підрозділу,  служби
діловодства, ЕК та їх відповідність нормативним вимогам;
     - робота  служби  діловодства:  стан організації документів у
діловодстві, стан впровадження стандартів на документацію, системи
документаційного  забезпечення  управління  та уніфікованих систем
документації,  наявність інструкцій з  діловодства  та  якість  їх
укладання  (в  тому  числі інструкцій з діловодства за зверненнями
громадян), правильність оформлення службових документів, наявність
номенклатур  справ,  якість  їх  укладання  та стан впровадження у
практику  роботи;  правильність  формування  справ  відповідно  до
номенклатур,   повнота  складу  документів  у  справах  постійного
зберігання,  наявність  картотек  і  покажчиків   до   документів,
дотримання правил зберігання документів у діловодстві; стан роботи
з   підвищення   кваліфікації   працівників,   відповідальних   за
діловодство у структурних підрозділах;
     - організаційні   засади   роботи    архівного    підрозділу:
дотримання встановленого порядку планування, звітності, нормування
й обліку праці,  здійснення архівним підрозділом юридичної  особи,
яка  має  мережу  підлеглих організацій,  внутрішнього контролю за
забезпеченням   збереженості,    упорядкуванням    і    своєчасним
передаванням  документів  НАФ на постійне зберігання,  заходи щодо
підвищення кваліфікації працівників,  відповідальних за  роботу  з
документами тощо;
     - організація роботи ЕК з експертизи цінності документів;
     - забезпечення  збереженості  документів  НАФ та документів з
особового складу:  наявність спеціально  обладнаних  архівосховищ,
створення  і дотримання умов та режимів зберігання,  фізичний стан
документів тощо;
     - стан обліку документів,  порядок ведення основних облікових
документів,  наявність і якість довідкового апарату,  сумісність і
наступність системи облікових документів та довідкового апарату до
документів НАФ, у тому числі апаратного і програмного забезпечення
облікових та довідкових баз даних, створюваних засобами EOT;
     - дотримання порядку  і  строків  передавання  документів  із
структурних  підрозділів  до  архівного  підрозділу  та підготовка
документів НАФ до передавання на постійне зберігання;
     - організація   користування   документами,  використання  їх
інформації  та  дотримання  режиму  доступу  до   них,   а   також
забезпечення  збереженості  документів у процесі користування ними
тощо.
     5.3.2.11. Під   час   підготовки  та  проведення  комплексних
перевірянь вивчаються    наглядові    справи    юридичних     осіб
(див. п.  5.4.6),  розпорядчі  і  методичні  документи  з архівної
справи  та  діловодства,  плани,   звіти   і   паспорти   архівних
підрозділів  та  інші  облікові документи,  протоколи засідань ЕК,
описи  справ  постійного  зберігання  та   з   особового   складу,
аналізується  склад  документів,  оцінюються  ступінь та якість їх
упорядкування.
     Результати перевірянь  розглядаються  на  засіданнях  колегії
архіву.
     5.3.2.12. Тематичні  перевіряння роботи архівних підрозділів,
служб діловодства та ЕК проводяться з метою оцінки  стану  окремих
напрямків роботи з документами (забезпечення збереженості,  якість
експертизи   цінності,   організація   користування   документами,
дотримання   режиму   доступу   до   них   тощо)   за  програмами,
затвердженими керівником архіву.
     Питання щодо  перевіряння у певній системі (мережі) юридичних
осіб  погоджується  з  відповідним  органом  вищого  рівня  у  цій
системі.
     5.3.2.13. З метою аналізу стану усунення недоліків, виявлених
за   підсумками  комплексних  і  тематичних  перевірянь  роботи  з
документами,  архів  у  плановому  порядку  проводить   контрольні
перевіряння.
     5.3.2.14. Результати перевірянь оформлюються довідкою, в якій
фіксується   прізвище   та   посада  працівників,  що  здійснювали
перевіряння,  дата проведення,  завдання  перевіряння,  результати
перевіряння відповідно до затвердженого плану,  виявлені недоліки,
загальні  висновки  про  підсумки  перевіряння,  пропозиції   щодо
усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.
     Результати перевіряння   доводяться   до   відома   керівника
юридичної  особи  й  обговорюються  на нараді працівників архівних
підрозділів,  служб діловодства та членів експертних  комісій.  За
підсумками  наради  розробляється  план  заходів  щодо  поліпшення
роботи з документами,  який  затверджується  керівником  юридичної
особи.  Примірник  цих  заходів  подається  архіву,  який здійснив
перевіряння.
     5.3.2.15. У   разі  виявлення  фактів  недбалого  зберігання,
псування,  знищення,   підроблення,   приховування,   розкрадання,
незаконної передачі іншій особі документів НАФ або документів,  що
підлягають внесенню до нього,  незаконного доступу  до  зазначених
документів   та  інших  порушень  законодавства  про  Національний
архівний фонд та архівні установи посадові особи юридичних осіб, а

>





Последние новости

 
Курсы НБ Украины
Запрашиваемая страница не найдена
Валюта
USD
EUR
RUB
PLN
BYR
Реклама
Реклама



Наша кнопка