Про затвердження Регламенту роботи виконавчого комітету Чернівецької міської ради XXIV скликання

РІШЕННЯ

від 18.06.2002 р. N 55/4

Про затвердження Регламенту роботи виконавчого комітету Чернівецької міської ради XXIV скликання

Виконавчий комітет міської ради вирішив:

1. Затвердити Регламент роботи виконавчого комітету Чернівецької міської ради XXIV скликання (додається).

2. Доручити секретарю виконавчого комітету міської ради Васильчишину О. М. провести навчання з працівниками усіх структурних підрозділів міської ради щодо вивчення цього Регламенту.

3. Рішення виконавчого комітету міської ради від 03.10.2000 р. N 729/19 "Про затвердження Регламенту роботи виконавчого комітету Чернівецької міської ради XXIII скликання" вважати таким, що втратило чинність.

Регламент
виконавчого комітету Чернівецької міської ради XXIV скликання

1. Загальні положення

1.1. Цей Регламент відповідно до Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Чернівецької міської ради (далі - виконавчий комітет).

1.2. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, який утворюється нею на строк її повноважень.

1.3. Виконавчий комітет у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, розпорядженнями обласної державної адміністрації, загальнообов'язковими рішеннями обласної ради та рішеннями міської ради.

1.4. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербові печатки, бланки з Державним Гербом, рахунки в банківських установах.

1.5. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади підконтрольним також обласній державній адміністрації.

1.6. Виконавчий комітет утворюється у відповідності до статей 26, 51 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні".

Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

1.7. Виконавчий комітет здійснює свої повноваження на підставі ст. 52 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", розглядає і вирішує питання, віднесені цим Законом до відання виконавчих органів ради.

1.8. Виконавчий комітет не менш як один раз на рік звітує про свою діяльність перед міською радою та інформує про це територіальну громаду міста.

1.9. Після закінчення повноважень міської ради XXIV скликання виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування радою нового складу виконавчого комітету.

2. Організація роботи виконавчого комітету

2.1. Організація роботи виконавчого комітету здійснюється шляхом проведення:

2.1.1. Засідань виконавчого комітету.

2.1.2. Оперативних нарад міського голови з заступниками з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, керівниками підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності з питань, віднесених до компетенції міської ради.

2.1.3. Нарад-семінарів міського голови, заступників голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, які скликаються ними відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

2.1.4. Засідань комісій, створених виконавчим комітетом для координації дій та організації роботи в тій чи іншій сфері (галузі) повноважень виконавчого комітету.

2.1.5. Загальноміських заходів чи зібрань (референдумів, громадських слухань, конференцій, зборів, круглих столів, прямих ліній тощо).

2.1.6. Створення комісій та робочих груп із спеціалістів виконавчих органів міської ради з залученням спеціалістів підприємств, установ та організацій, керівників і членів політичних партій, громадських об'єднань, членів територіальної громади для вивчення питань і підготовки пропозицій керівництву міської ради та проектів рішень виконавчого комітету, виконання інших доручень.

2.1.7. Об'їздів території, відвідань підприємств, установ і організацій, зустрічей з мешканцями міста з метою ознайомлення з станом справ, оцінки соціально-економічної обстановки.

2.1.8. Видання розпоряджень та доручень міського голови, розпорядчих документів керівників виконавчих органів на виконання своїх функціональних повноважень, а також - розпорядчих документів вищих органів виконавчої влади, організації їх виконання.

3. Планування роботи

3.1. Практична діяльність виконавчого комітету щодо реалізації повноважень, передбачених чинним законодавством, організовується відповідно до планів роботи, які затверджуються рішеннями виконавчого комітету.

3.2. План роботи виконавчого комітету складається, як правило, на півріччя та містить наступні розділи:

3.2.1. Питання для розгляду на засіданнях виконавчого комітету.

3.2.2. Перелік рішень, хід виконання яких розглядається в порядку контролю.

3.3. Проекти планів виконавчого комітету розробляються загальним відділом міської ради з урахуванням пропозицій постійних комісій, утворених радою та виконкомом, депутатів, департаментів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів, членів виконавчого комітету, погоджених з заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, і подаються секретарем виконавчого комітету міської ради на засідання виконавчого комітету разом з проектом рішення.

Загальне керівництво за розробкою планів здійснює секретар виконавчого комітету міської ради, який за погодженням з міським головою має право вносити зміни та доповнення до поданих проектів, враховуючи соціально-економічний стан міста та виконання раніше прийнятих рішень.

3.4. План роботи виконавчого комітету готується не пізніше як за місяць та подається на розгляд виконкому не пізніше як за 15 днів до початку півріччя.

3.5. Проект рішення про план роботи виконавчого комітету візується секретарями міської ради та виконавчого комітету, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, начальниками організаційного, юридичного відділів.

3.6. Зміни і доповнення до плану роботи виконавчого комітету можуть бути внесені тільки за рішенням виконкому.

3.7. План роботи не пізніше як у триденний строк після його затвердження надсилається структурним підрозділам міської ради, районним у місті радам, постійним комісіям та виконавцям, зазначеним у плані.

3.8. Контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету здійснює секретар виконавчого комітету.

При розгляді плану роботи на наступне півріччя секретар виконавчого комітету інформує виконком про виконання плану роботи за попереднє півріччя.

3.9. У виконавчому комітеті складається щомісячний план проведення основних організаційних заходів, який готується організаційним відділом та подається на затвердження міському голові до 25 числа попереднього місяця.

3.10. При проведенні нарад, семінарів, конференцій та інших масових заходів розробляються плани їх проведення, які подаються на затвердження міському голові або його заступникам з питань діяльності виконавчих органів згідно з розподілом функціональних повноважень не пізніше як за 2 - 5 днів до їх проведення.

3.11. Організаційне забезпечення роботи виконавчого комітету, департаментів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів здійснюється шляхом визначення відповідальних працівників чи підрозділів за виконання планів (заходів) та покладання контролю на заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретаря виконавчого комітету міської ради.

4. Порядок проведення засідань виконкому

4.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.

Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою. При його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції або за дорученням міського голови - секретарем виконавчого комітету.

4.2. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться у перший і третій вівторок кожного місяця. При необхідності скликаються позачергові засідання виконкому.

Початок засідань виконкому - 10.00 год.

4.3. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.

Члени виконавчого комітету зобов'язані брати участь в його засіданнях, а якщо з поважних причин такої можливості немає - про це ставиться до відома міський голова або секретарь виконавчого комітету міської ради.

4.4. У засіданні виконкому мають право брати участь депутати міської та інших рад, керівники структурних підрозділів міської ради, а також запрошені представники державних органів, громадських організацій та трудових колективів.

4.5. Крім членів виконавчого комітету на кожне засідання запрошуються прокурор міста, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та директори департаментів, які не є членами виконкому, голови районних у місті рад (при їх відсутності - заступники голів районних рад), начальник юридичного відділу, прес-секретар міської ради, радник міського голови з фінансово-економічних питань, начальники загального та відділу з питань контролю.

4.6. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів та осіб, зазначених у пунктах 4.4, 4.5, про дату, час і місце проведення засідання виконкому, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень здійснює загальний відділ.

4.7. Присутність запрошених осіб відповідно до списку, що додається до проекту рішення, ознайомлення їх з проектом рішення забезпечують департаменти, управління, відділи та інші виконавчі органи ради, відповідальні за підготовку питання на засідання виконавчого комітету. Обов'язковим є запрошення голів постійних комісій, що мають відношення до питань, які вносяться на обговорення згідно з планом роботи.

4.8. Засідання виконавчого комітету здійснюється згідно з порядком денним, який формує загальний відділ виконавчого комітету за погодженням з секретарем виконавчого комітету міської ради. Не пізніше як за 5 днів до засідання порядок денний погоджується з міським головою.

4.9. Доповідають на засіданнях виконкому заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керівники структурних підрозділів міської ради, а також керівники підприємств і установ, організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, а також інших форм власності з питань, віднесених законодавством до компетенції міської ради.

4.10. Після кожних 1,5 години засідання оголошується перерва на 15 хвилин. У процесі обговорення питання з дозволу головуючого можуть проводитись дискусії та діалоги. Час дискусії до 5 хвилин зараховується кожному з її учасників як один виступ.

4.11. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету.

4.12. Засідання виконавчого комітету оформляється протоколом. Ведення стенограми здійснює начальник загального відділу. Крім стенограми проводиться запис на магнітні носії, які зберігаються в загальному відділі протягом 2-х календарних років.

4.13. Оформлені протоколи не пізніш як за 10 днів після засідання виконавчого комітету подаються на підпис міському голові.

4.14. Оригінали протоколів, рішень з додатками формуються в хронологічному порядку і передаються в муніципальне видавництво "Місто" або в інші спеціалізовані установи для зшивання і твердого переплетення в справи.

4.15. Видавництво "Місто" несе відповідальність за збереження наявних у протоколах документів і дотримання конфіденційності щодо їх змісту.

4.16. Через 3 робочих дні протоколи повертаються в загальний відділ виконкому міської ради, де зберігаються протягом 2-х років, а потім передаються на постійне зберігання в міський державний архів.

4.17. Вилучення документів з протоколів міської ради та її виконавчого комітету за вимогою правоохоронних органів проводиться виключно з письмового дозволу міського голови.

5. Підготовка проектів рішень

5.1. Офіційним документом, який приймається на засіданні виконавчого комітету, є рішення, що має відповідні реквізити: віддруковане на бланку встановленого зразка, має реєстраційний номер, дату і підпис міського голови, засвідчене гербовою печаткою виконавчого комітету.

5.2. Рішення виконкому приймаються на виконання указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень міської та обласної рад, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, а також у відповідності до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями постійних комісій, структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій та громадян.

5.3. Проекти рішень розробляються також за вказівками (дорученнями) міського голови або в ініціативному порядку заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретарем виконавчого комітету міської ради, керівниками департаментів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів в межах своєї компетенції.

5.4. Контроль за підготовкою проектів рішень на розгляд виконкому, їх доопрацюванням, організацією доведення рішень до виконавців, належного стану ведення діловодства, обліку покладається на секретаря виконавчого комітету міської ради.

Організаційні заходи з цих питань здійснюють загальний відділ і відділ з питань контролю.

5.5. Рішення повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст, констатуючу і розпорядчу частини, можуть мати додатки. У констатуючій частині стисло узагальнюються основні положення (позитивні та негативні). В розпорядчій частині вміщуються конкретні заходи по виконанню поставлених завдань та усуненню відмічених недоліків, терміни виконання та відповідальні особи за виконання рішень, а також особи, на яких покладається контроль, обумовлюються форми та шляхи здійснення контролю (терміни подачі проміжної, підсумкової інформацій).

Розпорядча частина викладається у вигляді пунктів з єдиною нумерацією арабськими цифрами.

У разі потреби окремі пункти можуть поділятися на підпункти другого і третього порядку, що нумеруються відповідно до взірців "3.1, 3.1.1". Сторінки документа також нумеруються.

5.6. Безпосередніми виконавцями проектів рішень є керівники структурних підрозділів виконавчих органів міської ради.

5.7. Подані проекти рішень повинні бути короткими і не перевищувати в об'ємі 2 - 3 друкованих сторінок, довідки - 4 друкованих сторінок, вміщувати конкретні змістовні заходи, терміни, відповідальних за виконання та контроль. До проекту рішення додаються: коротка довідка по суті питання, дані про доповідача, список запрошених осіб, перелік адресатів, яким необхідно надіслати прийняте рішення, та необхідні документи, передбачені законодавством.

5.8. Підготовлені проекти рішень в кількості 17 примірників подаються особами, відповідальними за підготовку питань, у загальний відділ не пізніше ніж за 5 календарних днів до засідання виконавчого комітету, попередньо погоджені з секретарем ради, секретарем виконавчого комітету, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, юридичним відділом та відділом з питань контролю.

5.9. Якщо вносяться пропозиції щодо відміни або внесення змін в окремі пункти і рішення в цілому, доповідач зобов'язаний погодити його з міським державним архівом і разом з проектом рішення подати письмове пояснення встановленого взірця.

5.10. При наявності розбіжностей з проектом рішення або окремими його пунктами посадовою особою, яка не згідна або має окрему думку, додається довідка з обгрунтуванням неузгодженостей. На засідання виконавчого комітету можуть вноситися альтернативні проекти рішень.

5.11. Персональну відповідальність за підготовку проектів рішень несуть керівники департаментів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради.

5.12. Проекти рішень виконкому з планових питань готуються структурними підрозділами. Створюється комісія, склад якої затверджується розпорядженням міського голови. До складу включаються депутати, працівники виконавчих органів, спеціалісти галузей міського господарства. Для повного вивчення питання розробляється пам'ятка або перелік питань, які пропонуються для розгляду членам комісії.

5.13. Проекти рішень, інші документи і матеріали з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету, подаються для попереднього ознайомлення членам виконавчого комітету не пізніше як за три дні до його засідання, члени виконкому можуть вносити до них зміни і доповнення. Рішення приймаються або відхиляються виконавчим комітетом з усіх питань з врахуванням змін і доповнень до проектів.

Проекти рішень, що вимагають оперативного вирішення, з дозволу міського голови, секретаря виконавчого комітету міської ради можуть бути внесені на розгляд виконкому за день до його засідання або прийняті в робочому порядку шляхом опитування при наявності підписів двох третин членів виконавчого комітету від загального його складу.

5.14. Керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, що подають проекти рішень, зобов'язані погоджувати їх та додатки до них з усіма зацікавленими особами.

Поруч з підписом проставляється дата погодження. Всі проекти рішень виконавчого комітету підлягають обов'язковому візуванню юридичним відділом міської ради.

Питання, пов'язані з виконанням бюджету і соціально-економічним розвитком міста, в обов'язковому порядку погоджуються з фінансовим управлінням та радником міського голови з фінансово-економічних питань.

5.15. Погоджені проекти рішень з усіма зацікавленими сторонами після проведення юридичної експертизи подаються на розгляд у відділ з питань контролю. Відділ вивчає проект та візує або дає висновок про строки прийняття документа, прийняття повторних рішень з одних і тих же питань, повноту аналізу тощо.

5.16. Після цього документ візується секретарем виконавчого комітету та подається у загальний відділ для включення в порядок денний засідання виконавчого комітету в строки, вказані в п. 5.8.

5.17. Разом з проектом рішення, первинними документами, на підставі яких воно приймається, списком розсилки у загальний відділ подається і магнітний носій (дискета) з текстом даного документа та 17 копій рішень для подальшого ознайомлення членів виконкому. Відповідальність за відповідність оригіналу тексту, що знаходиться на магнітному носії, несе виконавець.

Магнітний носій (дискета) повинен відповідати вимогам - 3,5 (дюйма), ємність 1,44 Мб.

5.18. На основі поданих магнітних носіїв загальний відділ створює базу прийнятих рішень ради та виконавчого комітету.

6. Прийняття рішень

6.1. З усіх питань порядку денного з врахуванням змін і доповнень до проектів, що виникли в процесі обговорення на засіданні, виконком приймає рішення. Рішення виконкому приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від числа присутніх на засіданні членів виконкому і є обов'язковим для виконання.

6.2. Рішення виконкому можуть прийматися без обговорення, якщо до проекту рішення не поступило зауважень і на цьому не наполягає ніхто із членів виконавчого комітету.

У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету міської ради він може зупинити його дію своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд ради.

6.3. Прийняті з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень рішення протягом 3-х днів доопрацьовуються виконавцями (п. 5.6), загальним та відділом з питань контролю, візуються, прошиваються і передаються помічником на підпис міському голові. Рішення виконкому підписуються міським головою, додатки до рішень - секретарем виконкому міської ради.

6.4. Підписані рішення реєструються в загальному відділі шляхом зазначення дати та присвоєння порядкового реєстраційного номера. Порядкова індексація рішень здійснюється в межах календарного року. Датою реєстрації рішення виконкому є дата його прийняття. Дата і номер зазначаються у визначеному на бланку місці.

6.5. У день підписання рішення або не пізніш як у 3-денний строк з дня підписання загальний відділ розмножує підписані рішення і протягом 5-ти днів надсилає їх виконавцям згідно зі списком.

6.6. Після одержання рішень виконавці в 3-денний термін в разі необхідності готують витяги з рішень, які засвідчують у загальному відділі і надсилають їх юридичним та фізичним особам.

6.7. Контроль за виконанням рішень здійснюється зазначеними в них посадовими особами, а облік рішень, аналіз повноти їх виконання, підготовка аналітичних інформацій щодо реалізації рішень за звітний період тощо забезпечується відділом з питань контролю.

Доручення виконкому оформляються протокольно, доводяться до відома виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

6.8. Після підписання рішення при необхідності виконавці розробляють заходи по його виконанню, які погоджуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради або директором департаменту, на якого покладено контроль за виконанням відповідного рішення.

7. Відміна рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови на підставі судових рішень (рішення, ухвали, постанови)

7.1. В разі визнання недійсним або скасування рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови в судовому порядку судове рішення, що набрало законної сили, є підставою для відміни рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови.

7.2. Юридичний відділ або інший виконавчий орган, який представляв інтереси виконавчого комітету міської ради або міського голови в суді, надає міському державному архіву або сектору з протокольної роботи належним чином завірену копію судового рішення, яке набрало законної сили, разом з офіційно зареєстрованим супровідним листом.

7.3. Міський державний архів або загальний відділ на підставі наявності судового рішення вносить зміни до рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови.

В такому ж порядку вносяться зміни або відміна рішень, прийнятих з власної ініціативи.

8. Порядок підготовки та прийняття розпоряджень міського голови

8.1. Розпорядження приймаються на виконання повноважень відповідно до ст. 42, п. 3 ст. 52 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень обласної державної адміністрації та з метою оперативного вирішення питань, пов'язаних з життєдіяльністю міста.

8.2. Проекти розпоряджень та додатки до них готують управління, відділи, інші структурні підрозділи міської ради з питань, що належать до їх відання.

Оформляються розпорядження згідно з пунктами 5.5 та 5.6 Регламенту. Розпорядження друкуються на бланках встановленого взірця.

8.3. Проекти розпоряджень візують відповідно до розподілу обов'язків заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретар виконавчого комітету, начальник юридичного відділу, керівники відділів, управлінь, інших виконавчих органів, які готували документи та яким це було доручено. Якщо розпорядження пов'язане з виділенням коштів, його візує начальник міськфінуправління, начальник відділу бухгалтерського обліку та звітності і радник міського голови з фінансово-економічних питань.

У розпорядженні зазначаються конкретні строки реалізації намічених завдань, відповідальні за виконання та контроль.

8.4. Завізовані проекти розпорядження з додатками, списком адресатів, яким слід направити розпорядження, подаються на розгляд і візування секретарю виконавчого комітету. Відповідно оформлені проекти розпоряджень подаються через помічника на підпис міському голові.

8.5. Розпорядження підписує міський голова, а в разі його відсутності - секретар міської ради або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, який за письмовим чи усним розпорядженням міського голови отримав відповідні повноваження. Додатки до розпорядження підписує секретар виконкому міської ради, оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою.

8.6. Підписані розпорядження реєструються у загальному відділі. Датою розпорядження є дата його підписання.

8.7. Загальний відділ розмножує підписані розпорядження і протягом 2 - 3 днів надсилає їх виконавцям.

8.8. Оригінали розпоряджень підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі 2 роки, після чого передаються на зберігання у міський державний архів.

8.9. Організаційно-технічний контроль за виконанням розпоряджень здійснює радник міського голови.

9. Доручення міського голови

9.1. Міським головою даються доручення посадовим особам місцевого самоврядування, керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади на оперативних нарадах.

9.2. Засідання нарад оформляється протоколом, який веде завідуюча сектором з протокольної роботи міської ради. Також проводиться запис на магнітні носії.

9.3. Оформлений протокол подається на затвердження міському голові в день проведення наради.

Доручення друкуються на бланках встановленого взірця і направляються протягом другого дня після наради виконавцям.

9.4. Доручення знімаються з контролю особисто міським головою. Підставою для зняття з контролю є грунтовна інформація виконавця, яка подається в відділ з питань контролю.

9.5. Якщо виконання завдання у визначений термін не можна здійснити, виконавець завчасно подає на ім'я міського голови записку з обгрунтуванням цих причин, пропонує новий термін, який необхідний для реалізації доручення.

10. Проведення юридичної експертизи нормативних документів виконавчих органів міської ради

10.1. Всі проекти рішень, розпоряджень міського голови та інші акти (статути, контракти тощо), які готуються виконавчими органами міської ради (надалі - проекти) та подаються на розгляд органу, уповноваженому приймати рішення, або міському голові, підлягають спеціальному редагуванню та обов'язковій перевірці юридичним відділом міської ради на відповідність чинному законодавству.

10.2. Проекти повинні подаватися безпосереднім виконавцем зі всіма первинними документами, зброшурованими та завіреними печаткою виконавчого органу міської ради або підприємства, установи та організації, яка готувала проект. На звороті останньої сторінки проставляється кількість сторінок, підпис відповідальної особи та печатки.

В проекті обов'язково вказуються норми законодавчого акта, на підставі яких приймається документ.

10.3. Проекти подаються не пізніше як за шість календарних днів до засідання органу, який уповноважений приймати рішення. Юридичний відділ проводить експертизу поданих проектів на відповідність їх чинному законодавству, візує їх та повертає виконавцю. Термін, необхідний для вивчення документів, не може перевищувати двох календарних днів.

10.4. У разі невідповідності проекту вимогам чинного законодавства та якщо внесені до нього юридичним відділом зауваження не враховано, начальник юридичного відділу, не візуючи проект, подає письмовий висновок з пропозиціями щодо законного вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником структурного підрозділу міської ради, який готував проект документа. При цьому робиться такий запис: "Висновок додається - начальник юридичного відділу", після якого ставиться підпис керівника і дата.

10.5. Начальник юридичного відділу або його заступник візують проекти рішень за наявності віз керівників зацікавлених структурних підрозділів міської ради або осіб, що їх заміщують.

10.6. Візуванню підлягають кожна із сторінок проекту рішення, в тому числі додатків. При цьому проставляється спеціальний штамп або підпис.

10.7. Прийняття нормативного документа без попереднього розгляду юридичним відділом не допускається.

11. Механізм контрольно-координаційної діяльності виконавчих органів міської ради

11.1. Міський голова та виконавчі органи міської ради на виконання повноважень, передбачених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", здійснюють в плановому порядку чи за зверненнями громадян перевірки з питань дотримання чинного законодавства в діяльності районних у місті рад, керівників підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності по питаннях, віднесених до компетенції ради, одержують від них інформацію з цих питань.

11.2. Юридичний відділ міської ради щоквартально аналізує нормативні документи, видані виконавчими органами ради, на відповідність їх чинному законодавству та подає узагальнену довідку з пропозиціями про механізм усунення недоліків міському голові до 15 числа наступного за кварталом місяця.

11.3. Керівники департаментів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради в разі виявлення ними порушень чинного законодавства в діяльності районних у місті рад, керівників підприємств, установ і організацій подають свої висновки і пропозиції, узгоджені з юридичним відділом та з відповідним заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, міському голові для вжиття заходів.

11.4. В разі, коли про порушення чинного законодавства органами чи посадовими особами, переліченими у пункті 9.4, повідомляється в депутатських запитах, зверненнях юридичних чи фізичних осіб, міський голова або його заступники за розподілом обов'язків дають письмове доручення щодо перевірки вказаних порушень і за її наслідками приймають відповідне рішення.

11.5. Контроль за виконанням вказівок і доручень, які містяться в нормативно-розпорядчих документах, що надходять до міської ради від центральних органів влади, обласної державної адміністрації, обласної ради, здійснюють заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керівники виконавчих органів через підпорядковані їм підрозділи, інші працівники виконавчих органів згідно з розподілом обов'язків і відповідно до покладених на них завдань.

11.6. Організаційно-технічний контроль за дотриманням строків виконання вказівок і доручень центральних органів влади, рішень і розпоряджень, прийнятих міською радою та її виконавчими органами, міським головою здійснюють працівники виконавчих органів міської ради, на яких це покладено відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

11.7. Заходи, вказівки та доручення, що містять розпорядчі документи центральних органів влади, облдержадміністрації, обласної ради, виконуються в строки, вказані в цих документах, або в строки, встановлені в резолюціях керівництва міської ради, а в разі їх відсутності - не пізніше 30 календарних днів з часу надходження документа і реєстрації його сектором з питань роботи із службовими документами.

11.7.1. Термінові доручення, що містяться в розпорядчих документах, виконуються негайно, але не пізніше як у 10-денний термін.

11.8. В разі потреби сектор з питань роботи із службовими документами вимагає від виконавчого органу міської ради, районних у місті рад, керівників підприємств, установ і організацій письмову інформацію про хід чи наслідки виконання адресованих їм розпорядчих документів.

Таке ж право мають виконавчі органи відповідно до підпорядкованих підприємств, установ і організацій.

11.9. Якщо виконання доручення у визначені строки з поважних причин не може бути здійснено, керівники виконавчих органів завчасно, але не пізніше як за 3 дні до закінчення терміну виконання подають записку з обгрунтуванням цих причин керівнику, яким дано доручення, для продовження терміну виконання. Про новий термін виконання негайно інформується сектор з питань роботи із службовими документами та керівництво міської ради.

11.10. Координацію роботи з контролю за виконанням доручень центральних органів влади, облдержадміністрації, обласної ради, рішень міської ради, її виконавчих органів, розпоряджень міського голови здійснює секретар виконавчого комітету. Він періодично доповідає про стан та ефективність виконання міському голові.

11.11. Особливості роботи з контролю за виконанням доручень міського голови регулюються спеціальним Положенням і покладається вона на відділ з питань контролю та помічника міського голови.

12. Організація контролю за виконанням документів

12.1. Контроль за виконанням документів органів вищого рівня, рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови здійснюється міським головою, секретарем виконавчого комітету, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради згідно з розподілом функціональних обов'язків, а також - керівниками виконавчих органів ради та міських служб.

12.2. Організаційно-технічну роботу за здійсненням контролю виконують сектор з питань роботи із службовими документами та відділ з питань контролю.

12.3. Акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, документи обласної ради, обласної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради або секретарем виконавчого комітету.

12.4. Документи органів вищого рівня без винятку реєструються у секторі з питань роботи із службовими документами в день їх надходження і через помічника передаються на розгляд міському голові.

12.5. На всіх розглянутих документах міський голова пише резолюцію. Резолюція повинна містити такі обов'язкові елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, строк виконання, особистий підпис, дату. На документі повинно бути не більше однієї резолюції.

12.6. З резолюцією міського голови документ протягом дня доводиться до відома виконавця, який підписується в контрольному листі та ставить дату. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Їй надається право уточнення завдання, скликання співвиконавців, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів, інформацій про виконання документа.

12.7. Строки виконання вказуються в документах або встановлюються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретарем виконавчого комітету міської ради, які фіксуються в резолюціях.

12.8. Строк виконання може бути продовжений лише особами, які його встановили. Продовження строку виконання повинно бути оформлено відразу ж після його отримання або не менш як за 3 дні до закінчення встановленого строку виконання.

12.9. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено їх виконання.

12.10. На виконання нормативних документів органів вищого рівня можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

12.11. Виконавці рішень, розпоряджень за 3 дні до закінчення встановлених контрольних строків подають керівництву через відділ з питань контролю або сектор по роботі із службовими документами інформації про хід їх виконання, а про хід виконання документів довгострокової дії за підсумками календарного року - у січні.

12.12. Інформації та звіти про хід виконання контрольних документів підписують особи, на яких покладено контроль за виконанням.

12.13. Якщо в процесі виконання рішень, розпоряджень з'ясувалося, що виконати їх у встановлені терміни неможливо, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обгрунтуванням причин.

12.14. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після повного виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття з контролю рішень, розпоряджень є інформація про його виконання, підписана особою, на яку покладено контроль, та завізована заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів, який веде дану галузь.

12.15. Рішення виконавчого комітету міської ради з планових питань знімаються з контролю після розгляду підсумкової інформації про хід його виконання на засіданні виконкому, в разі повного усунення відмічених недоліків та зауважень - резолюцією міського голови на підсумковій інформації.

12.16. Для перевірки стану справ щодо виконання рішень та підготовки проекту рішення про зняття його з контролю за пропозицією заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради або директорів департаментів створюються комісії. Персональний склад комісій затверджується секретарем міської ради або секретарем виконавчого комітету.

До складу комісії включаються спеціалісти та працівники виконавчих органів, не пов'язаних з підготовкою самого рішення, депутати.

12.17. Документи органів вищого рівня вважаються виконаними лише тоді, коли порушені в них питання вирішені і кореспонденту дана вичерпна відповідь по суті.

12.18. Після виконання документи знімаються з контролю, при цьому на документі і в контрольній карточці робиться відмітка про зняття з контролю.

13. Організація роботи із службовими документами, порядок їх проходження і виконання

13.1. Організація роботи із службовими документами у виконавчому комітеті міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Чернівецької міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови 19 липня 1999 року N 440-Р.

13.2. Службові документи, які надійшли до виконавчих органів міської ради, передаються для реєстрації в сектор з питань роботи з службовими документами. Реєстрація проводиться в день надходження документа.

На кожний документ оформляється реєстраційно-контрольна картка.

13.3. Сектор з питань роботи з службовими документами проводить попередній розгляд документів, що надійшли, і після реєстрації подає їх на розгляд міському голові через помічника міського голови, секретарю міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретарю виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

13.4. Документи розглядаються керівниками в день їх надходження. Затримка розгляду документів допускається у виняткових випадках, але не більше як на 3 дні. Термінові документи розглядаються негайно.

13.5. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються у резолюціях відповідно до вимог п. 10.5 розділу 10 Регламенту. Резолюція містить такі обов'язкові елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, строк виконання, особистий підпис керівника, дату.

На документі не повинно бути більше однієї резолюції. Наступні резолюції при необхідності деталізації порядку виконання документів фіксуються на окремому аркуші або спеціальному бланку.

13.6. Розглянуті документи передаються у сектор з питань роботи з службовими документами. Зміст резолюції переноситься в реєстраційно-контрольну картку.

В день повернення документа він передається на виконання особам, вказаним в резолюції.

13.7. Безпосереднім виконавцем є особа, вказана в резолюції.

Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа доручено декільком виконавцям, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою, їй в першу чергу направляється документ на ознайомлення або подається ксерокопія документа.

Дана посадова особа має право проводити наради з питань організації виконання документа, здійснювати додаткові перевірки, аналізувати стан справ, виготовити підсумковий документ (довідка, інформація, лист-відповідь тощо) та подавати на підпис керівнику, який поставив резолюцію.

13.8. Під час взяття документа на контроль в правому верхньому кутку аркуша та реєстраційно-контрольній картці ставиться штамп "Контроль", поруч з яким зазначається строк виконання документа.

13.9. Службові документи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо їх вирішення. Рішення про зняття з контролю службового документа приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.

Контроль за виконанням службових документів з резолюцією міського голови: "Контроль в департаменті", "Контроль в управлінні" або "Контроль у відділі" здійснюється відповідними керівниками.

Працівники сектору з питань роботи з службовими документами загального відділу міської ради щоквартально перевіряють ефективність такого контролю на місцях, подають секретарю виконкому міської ради відповідну інформацію.

13.10. Виконавці доповідають про виконання документів до закінчення контрольних строків. На контрольні документи виконавцями готуються довідки-інформації, проекти розпорядчих документів, звітів, відповідей органам, від яких надійшов документ.

13.11. Якщо міський голова або інша керівна особа вважає проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на примірнику відповіді робить запис "До справи", підписує і зазначає дату. Дата надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітка про зняття документа з контролю заноситься до реєстраційно-контрольної картки.

13.12. Оригінали службових документів з усіма необхідними матеріалами щодо їх виконання повертаються у сектор з питань роботи з службовими документами для формування справи, картотек, банку даних та подальшого зберігання в архівах.

Не допускається формування і зберігання справ у виконавців.

13.13. Вихідні та внутрішні документи готуються з ініціативи керівництва виконкому, департаментів, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів виконкому (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому (документи-відповіді).

13.14. Обов'язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені.

Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсилці зазначається лише один адресат.

13.15. Вихідні документи, тексти яких перевищують одну сторінку формату А4, мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені.

На останньому аркуші вихідного документа зазначається прізвище та номер службового телефону його безпосереднього виконавця, ініціали особи, яка надрукувала документ.

13.16. Вихідні документи, що готуються за підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками структурних підрозділів, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, до компетенції яких згідно з розподілом обов'язків відносяться питання, порушені в документах.

Віза складається з прізвища особи, особистого підпису, дати.

Документи, адресовані в центральні органи влади, обласну державну адміністрацію, обласну раду, правоохоронні та контролюючі органи, підписуються міським головою, у виключних випадках в разі його тривалої відсутності - секретарем міської ради, заступником міського голови, на якого покладено виконання обов'язків голови.

13.17. На підпис міському голові вихідні документи подаються через його помічника щоденно до 17-ї години. Подані після 17-ї години документи передаються на підпис міському голові наступного дня. Термінові документи передаються на підпис міському голові негайно.

13.18. Підписані вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Організаціям, установам, що розташовані в центрі міста, документи доставляються під розпис після 14-ї години кур'єром групи по транспортно-господарському обслуговуванню міськрайрад, а у разі його відсутності - працівниками сектору з питань роботи з службовими документами.

13.19. Вихідні документи, службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, беруться на контроль.

Контроль та відповідальність за повноту і своєчасність виконання вихідних документів покладається на заступників міського голови, керівників департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, до компетенції яких відносяться порушені в документах питання.

14. Порядок ведення діловодства в департаментах, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах виконкому міської ради

14.1. Порядок ведення діловодства в департаментах, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради здійснюється відповідно до цього Регламенту та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Чернівецької міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 19.07.99 р. N 440-Р.

14.2. Діловодство у виконавчих органах міської ради здійснюється спеціально визначеними посадовими особами.

14.3. Реєстрація документів здійснюється за картковою або, якщо обсяг обігу документів незначний, за журнальною системою. Порядкова індексація документів здійснюється в межах календарного року.

14.4. Вся вихідна кореспонденція після її реєстрації подається на розгляд керівникам структурних підрозділів і згідно з їх резолюціями передається виконавцям. Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються у порядку і в строки, визначені цим Регламентом.

14.5. Накази, що видаються у департаментах, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради, підписуються їх керівниками або заступниками керівників, які тимчасово виконують їх обов'язки, і засвідчуються печатками.

14.6. Друкування, розмноження і доведення до виконавців власних розпорядчих вихідних і внутрішніх документів здійснюється департаментами, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради самостійно.

14.7. Документи постійного та тривалого строків зберігання перебувають в структурних підрозділах міської ради 5 років, після чого передаються на зберігання міському державному архіву.

14.8. При зміні керівників в структурних підрозділах міської ради складається акт передачі-прийому справ за участю представника міського державного архіву, в якому зазначається кількість справ, які зберігаються в підрозділі, в т. ч. віднесені до Національного архівного фонду.

15. Ведення секретного діловодства

15.1. Ведення секретного діловодства у міській раді покладається на радника міського голови відповідно до розподілу обов'язків.

15.2. Порядок ведення секретного діловодства регулюється Інструкцією щодо забезпечення режиму секретності в міністерствах, відомствах, на підприємствах, в установах та організаціях, затвердженою постановою Ради Міністрів СРСР від 12.05.87 р. N 556-126, та Положенням про режимно-секретні органи в міністерствах, відомствах, Уряді Автономної Республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади, виконкомах Рад, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04.08.95 р. N 609.

15.3. Користуватись секретними документами в міській раді можуть тільки посадові особи, що мають оформлений в установленому порядку допуск. Перелік посадових осіб, що можуть мати допуск для роботи із секретними документами, затверджується розпорядженням міського голови.

15.4. Особам, які мають доступ до державної таємниці, надаються компенсації, передбачені постановою Кабінету Міністрів України від 15 червня 1994 року N 414.

16. Організація прийому громадян та порядок розгляду звернень у виконкомі міської ради

16.1. Робота зі зверненнями громадян у виконкомі міської ради здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", діловодство з цих питань - відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. N 348.

16.2. Прийом громадян керівництвом міської ради здійснюється міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретарем виконавчого комітету міської ради згідно з графіком, затвердженим міським головою, який оприлюднюється через газету "Чернівці", на інформаційних стендах в міській, районних радах та підприємствах.

Організаційно-технічне забезпечення роботи зі зверненнями громадян, особистого прийому покладається на заступника начальника загального відділу, до функціональних обов'язків якого входять питання роботи зі зверненнями громадян.

16.3. Заступник начальника загального відділу здійснює попередню співбесіду з громадянами, запис їх на прийом до міського голови, відбір необхідних для прийому документів, заводить картотеку особистого прийому громадян, організує і забезпечує прийом громадян.

Іншими керівниками міської ради та виконкому проводиться згідно з графіком, затвердженим міським головою, без попереднього запису.

За погодженням з секретарем виконавчого комітету складаються графіки прийому громадян безпосередньо в трудових колективах.

16.4. Контроль за виконанням доручень, даних керівництвом виконкому міської ради на прийомі, здійснює заступник начальника загального відділу.

Виконавці через заступника начальника загального відділу інформують відповідного керівника та громадянина про стан розгляду та прийняте рішення з порушених на прийомі питань.

16.5. Письмові звернення громадян реєструються в день їх надходження. На кожне звернення оформляються контрольно-реєстраційна та предметна картки встановленого взірця. Після чого звернення передаються на розгляд міському голові, його заступникам відповідно до розподілу обов'язків.

Звернення, зміст яких не вимагає їх розгляду безпосередньо міським головою чи іншими керівниками міської ради, направляються за належністю для розгляду відповідним структурним підрозділам міської виконавчої влади.

16.6. Звернення розглядаються керівництвом в день їх подання на розгляд. В окремих випадках вони можуть бути на розгляді довше, але не більше 3-х днів.

16.7. Результати розгляду звернень керівництвом фіксуються в резолюціях відповідно до вимог, викладених в п. 10.5 розділу 10 Регламенту.

16.8. Розглянуті керівництвом звернення через заступника начальника загального відділу передаються виконавцям в той же день під розписку. Оригінал звернення передається особі, що зазначена в резолюції першою. Якщо виконання порушених в зверненнях питань доручається кільком виконавцям, то координація і узагальнення цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Особі, зазначеній першою, звернення передається в першу чергу.

Відповідь візують виконавці.

16.9. Звернення колективні, повторні, інвалідів ВВв, інвалідів загального захворювання, багатодітних сімей та інші, де цього вимагає резолюція керівництва, беруться на контроль.

Контроль виконання доручень керівництва щодо звернень громадян здійснюється заступником начальника загального відділу. У разі потреби ним надається громадянам роз'яснення з порушених питань.

16.10. Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після вирішення питання по суті. Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.

16.11. Якщо міський голова або інша керівна особа вважає проведену роботу достатньою, то на примірнику відповіді вона робить запис "До справи", підписує і зазначає дату.

16.12. Звернення з усіма документами про його розгляд повертаються до заступника начальника загального відділу для формування банку даних та подальшого зберігання.

16.13. Відповідальність за збереження матеріалів-звернень, які зняті з контролю, несуть заступник начальника загального відділу та головний спеціаліст відділу.

16.14. Заступник начальника загального відділу щоквартально аналізує стан роботи зі зверненнями, щорічно готує статзвіти про розгляд звернень громадян, раз в півріччя готує аналітичну довідку про розгляд звернень громадян та стан виконавчої дисципліни у виконавчих органах міської ради. Про порушення терміну розгляду звернення окремими виконавцями негайно інформує секретаря виконкому міської ради.

16.15. Заступником начальника загального відділу та головним спеціалістом відділу за окремим планом, затвердженим секретарем виконкому (не рідше 1 разу на 2 роки), здійснюється перевірка стану справ щодо організації роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради. Про наслідки перевірки інформується секретар виконавчого комітету.

17. Порядок друкування та тиражування документів і матеріалів

17.1. Друкування документів, матеріалів, розроблених в апараті міської ради, здійснюється операторами комп'ютерного набору загального відділу.

17.2. Проекти вихідних та внутрішніх документів (рукописи) повинні бути написані грамотно і розбірливо чорнилом або пастою чорного, фіолетового або синього кольорів, ретельно вивірені та завізовані виконавцем.

У кінці рукопису зазначається прізвище та номер службового телефону його виконавця. Рукописи, написані нерозбірливо, олівцем, до друку не приймаються.

17.3. Документи друкуються відповідно до вимог, викладених в Інструкції з діловодства у виконавчих органах Чернівецької міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови від 09.07.99 р. N 440-Р.

17.4. Операторам комп'ютерного набору забороняється знайомити інших осіб із змістом поданих до друку документів. За допомогою для уточнення тексту при його друкуванні оператор повинен звернутися до виконавця документа. Надруковані документи разом з рукописами повертаються лише їх виконавцям.

Відповідальність за зміст та грамотність тексту несе виконавець документа, за якість надрукованого документа - оператор комп'ютерного набору.

17.5. За терміном виконання друкарські роботи поділяються на звичайні, термінові та дуже термінові. Дуже термінові і термінові роботи виконуються при наявності візи секретаря виконавчого комітету. Дуже термінові друкуються невідкладно, термінові - до двох годин. Звичайні роботи виконуються впродовж двох днів.

При необхідності виконання друкарських робіт в інші терміни дозвіл дає секретар виконкому.

17.6. Контроль за виконанням друкарських робіт здійснює начальник загального відділу або завідуючий сектором з протокольної роботи міської ради відповідно до його функціональних обов'язків.

17.7. Секретар виконавчого комітету організовує атестацію операторів комп'ютерного набору, секретарів керівника, за наслідками вживає відповідні заходи.

17.8. Копіювання і розмноження документів, розроблених в апараті міської ради, здійснюють оператори комп'ютерного набору, секретарі керівників, загальний відділ.

17.9. Документи і матеріали, розроблені відділами та управліннями, де є розмножувальна техніка, тиражуються цими структурними підрозділами, а розроблені у виконавчих органах міської ради, де відсутня така техніка, - у відділі комп'ютерно-технічного забезпечення.

17.10. Виконання розмножувальних робіт реєструється в журналах встановленої форми.

17.11. Виготовлені копії разом з оригіналом документів передаються замовникам під розписку.

18. Ведення документації та організація роботи з кадрами

18.1. Ведення документації з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування здійснюється відділом з питань кадрової роботи міської ради і включає в себе оформлення документів про призначення працівників на посади, їх переміщення, звільнення з посад, надання відпусток, застосування заохочень тощо.

18.2. Організація роботи з кадрами у міській раді та її виконавчих органах здійснюється згідно з Положенням про систему роботи з кадрами в Чернівецькій міській раді та її структурних підрозділах, затвердженим розпорядженням міського голови від 22.09.98 р. N 295-Р, іншими нормативними актами з цих питань.

18.3. Призначення заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, посадових осіб та службовців виконавчих органів міської ради, керівників підприємств, установ і організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, оформляється розпорядженням міського голови.

18.4. Призначення технічних працівників та обслуговуючого персоналу виконавчих органів міської ради, інших її структурних підрозділів здійснюється їх керівниками шляхом видання наказів.

18.5. При прийомі на роботу працівник подає необхідні документи, передбачені чинним законодавством, прийняті на роботу посадові особи місцевого самоврядування в присутності всіх працюючих виконавчого органу приймають Присягу посадових осіб місцевого самоврядування та підписують обмеження, пов'язані зі службою в органах місцевого самоврядування.

18.6. Керівники виконавчих органів зобов'язані ознайомити прийнятого працівника з:

- Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування";

- Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні";

- Законом України "Про боротьбу з корупцією";

- Регламентами роботи міської ради та її виконавчого комітету;

- Інструкцією з діловодства у виконавчих органах Чернівецької міської ради;

- Положенням про виконавчий орган ради, в який приймається на роботу працівник;

- функціональними обов'язками (посадовою інструкцією).

Дані про ознайомлення з вищенаведеними документами заносяться до особової справи.

18.7. Документи з особового складу зберігаються у відділі з питань кадрової роботи протягом 75 років з подальшою їх передачею на зберігання в державний архів.

19. Порядок надання відпусток та відряджень працівникам виконавчих органів

19.1. Щорічно до 15 грудня керівники виконавчих органів міської ради складають графіки щорічних та додаткових відпусток працівників на наступний рік і подають їх до відділу з питань кадрової роботи виконкому міської ради.

Складання графіків відпусток керівництва та апарату міської ради покладається на відділ з питань кадрової роботи виконкому міської ради.

19.2. Графіки щорічних та додаткових відпусток керівництва міської ради, керівників виконавчих органів, працівників апарату та структурних підрозділів не пізніше 5 січня поточного року підлягають затвердженню міським головою.

19.3. Заяви працівників виконавчих органів про надання щорічних та додаткових відпусток відповідно до затверджених графіків візуються їх безпосередніми керівниками, заяви керівників виконавчих органів - заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів за розподілом обов'язків та подаються до відділу з питань кадрової роботи.

19.4. Надання щорічних та додаткових відпусток заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, посадовим особам та службовцям виконавчих органів ради здійснюється розпорядженням міського голови, іншим працівникам структурних підрозділів - наказами їх керівників.

19.5. Вирішення питань про надання посадовим особам та службовцям виконавчих органів міської ради відпусток без збереження заробітної плати та за відпрацьовані вихідні чи святкові дні здійснюється міським головою, а іншим працівникам структурних підрозділів міської ради - їх керівниками.

19.6. Порядок направлення керівництва, інших працівників виконавчих органів міської ради у службові відрядження в межах України та за кордон регулюється відповідним чинним законодавством.

20. Підготовка матеріалів до нагородження державними нагородами, нагородами міської ради та міського голови

20.1. Порядок відзначення державними нагородами України, відзнаками Президента України, почесними грамотами і відзнаками міської ради та міського голови регулюється відповідним положенням про ці нагороди.

20.2. Оформлення нагородних матеріалів та їх подання здійснюється відповідно до Інструкції про порядок представлення до нагородження державними нагородами України і вручення нагород та Положення про почесні грамоти і відзнаки міської ради та міського голови.

20.3. Нагородження проводиться за поданням районних у місті рад, виконавчих органів міської ради на підставі клопотань трудових колективів та громадських організацій. Попередній розгляд цих матеріалів здійснюють заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради за розподілом обов'язків, директори департаментів.

20.4. Безпосереднім виконавцем підготовки рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з питань нагороджень є управління, відділи, інші виконавчі органи міської ради, в підпорядкуванні яких за розподілом обов'язків є підприємства, установи, організації.

20.5. Матеріали про нагородження державними нагородами України у зв'язку з відзначенням пам'ятних дат, ювілеїв та професійних свят надсилаються до міської ради не пізніше 3-х місяців до цих дат, почесними грамотами і відзнаками міської ради та міського голови - 15 днів до пам'ятної дати.

20.6. Контроль за дотриманням вимог чинного законодавства про нагородження здійснює радник міського голови, на якого покладено ці обов'язки згідно з їх розподілом. Він надає консультації та практичну допомогу районним у місті радам, виконавчим органам міської ради, трудовим колективам та громадським організаціям в підготовці нагородних документів, забезпечує підготовку розпорядчих документів з питань нагородження, веде облік нагороджених тощо.

21. Підготовка та проведення нарад і семінарів

21.1. Наради є організаційно-правовою формою діяльності, яка забезпечує колегіальне обговорення завдань і прийняття рішень щодо їх виконання.

21.2. Для організації навчання та методичних консультацій з керівниками виконавчих органів міської ради, головами районних рад, керівниками підприємств, установ і організацій проводяться семінари.

21.3. Наради і семінари проводяться міським головою, його заступниками з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу функціональних повноважень по мірі необхідності.

21.4. Дата, час, порядок проведення, тематика нарад і семінарів, коло запрошених осіб визначається керівником, що їх проводить.

Якщо нарада чи семінар, що проводяться в будинку міської ради, потребують приміщення загального користування, то це погоджується з секретарем виконавчого комітету, а в його відсутність - з начальником загального відділу не пізніше ніж за три дні.

21.5. Виклик працівників на наради і семінари здійснюється телефонограмою завчасно, але не пізніше як за один - два дні до їх проведення помічником міського голови або іншими працівниками апарату, яким це доручено керівництвом.

Журнал телефонограм обліковується і зберігається у приймальні міського голови.

21.6. Виклик голів районних рад на наради і семінари, які проводяться в міській раді, виконавчими органами здійснюється за дозволом міського голови або секретаря міської ради.

21.7. Помічником голови або іншим працівником, якому доручено, завчасно розробляється план проведення наради чи семінару, готуються інші необхідні матеріали, які подаються на розгляд і затвердження відповідному керівнику не пізніше як за один робочий день до їх проведення.

21.8. Проведення наради фіксується у короткому протоколі, який зберігається у виконавчому органі, що проводив семінар (нараду). Оформлення протоколів покладається на структурний підрозділ, що готує нараду, або помічника міського голови. Контроль за своєчасним і якісним оформленням протоколів здійснює працівник, на якого покладено ці обов'язки.

21.9. За матеріалами нарад і наслідками розгляду питань по необхідності готуються проекти відповідних рішень, розпоряджень, наказів чи інших документів.

21.10. Відповідальні за проведення нарад і семінарів працівники повідомляють секретаря виконкому міської ради і відділ комп'ютерно-технічного забезпечення не пізніше як за день про дату, початок і тривалість заходу.

22. Організація роботи постійних і тимчасових комісій, утворених виконавчим комітетом

22.1. Для виконання окремих завдань в межах повноважень, передбачених законодавством, координації роботи районних у місті рад, департаментів, управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій в процесі реалізації розроблених радою програм, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів влади виконавчим комітетом та міським головою можуть утворюватися постійні чи тимчасові комісії.

22.2. Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради, заступником міського голови, відповідального, згідно з розподілом обов'язків, за питання, з якого утворюється комісія, секретарем виконавчого комітету та подається на розгляд виконавчого комітету або затвердження міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

22.3. Якщо комісія утворюється на тривалий період для виконання завдань, що носять багаторазовий характер, то в цьому випадку розробляється і затверджується Положення про комісію органом або посадовою особою, які її утворили.

22.4. При утворенні тимчасової комісії - її завдання та повноваження визначаються в самому документі про її утворення.

Наслідки роботи комісій (їх засідань) оформляються протоколами. Для цього в складі комісій передбачається її секретар, на якого покладаються обов'язки ведення протоколів.

22.5. Прийняті комісією рішення носять рекомендаційних характер. За результатами розгляду в комісіях з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконавчого комітету або розпорядження міського голови.

22.6. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

23. Порядок прийому зарубіжних делегацій у міській раді

23.1. Офіційний прийом зарубіжних делегацій в міській раді проводиться, як правило, з метою укладання угод або підписання протоколу намірів про співробітництво з іноземними партнерами.

23.2. Керівники підприємств, установ, організацій, громадських об'єднань, за клопотанням яких запрошується зарубіжна делегація, погоджують дане питання з відділом міжнародних відносин та зв'язків з громадськістю міської ради не пізніше ніж за 7 днів до візиту делегації.

Матеріали попереднього вивчення проблеми спільно з відповідним департаментом, управлінням (відділом), відділом міжнародних відносин та зв'язків з громадськістю передаються для висновку і прийняття рішення заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради або директору департаменту згідно з розподілом функціональних обов'язків.

23.3. Як виняток, поза зазначеною процедурою прийом іноземних гостей може здійснюватись на офіційне прохання акредитованих в Україні дипломатичних представництв зарубіжних держав чи за рекомендацією Міністерства закордонних справ України, Адміністрації Президента України, Верховної Ради та офіційно запрошених керівництвом області.

23.4. На час прийому зарубіжних делегацій в міській раді відділом міжнародних відносин та зв'язків з громадськістю спільно з загальним відділом забезпечується необхідна протокольна атрибутика.

23.5. Список посадових осіб, які беруть участь у прийомі делегації, складається начальником відділу міжнародних відносин та зв'язків з громадськістю і затверджується міським головою.

23.6. За підсумками зустрічі з зарубіжною делегацією складається протокол або готується звіт за встановленою формою керівником відповідного виконавчого органу.

Один примірник протоколу (звіту) в триденний термін після зустрічі обов'язково передається у відділ міжнародних відносин та зовнішньоекономічних зв'язків міської ради.

24. Порядок виготовлення печаток, штампів, бланків, користування та забезпечення їх зберігання

24.1. Міська рада, її виконавчий комітет мають гербові печатки встановлених взірців діаметром:

виготовлення яких забезпечується у встановленому порядку.

24.2. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовими печатками міської ради і виконавчого комітету відповідно є секретар міської ради та секретар виконавчого комітету. На час їх відсутності гербові печатки передаються особам, які тимчасово виконують їх функції.

24.3. Великою гербовою печаткою міської ради засвідчують підписи міського голови на оригіналах рішень і протоколів сесії міської ради, інших документів.

Малі гербові печатки міської ради та виконавчого комітету засвідчують інші документи, передбачені чинним законодавством.

24.4. Великою гербовою печаткою виконавчого комітету міської ради засвідчують підписи міського голови на оригіналах рішень та розпоряджень міського голови, а також підписи заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, секретаря виконавчого комітету міської ради, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

24.5. Департаменти, управління, відділи та інші підрозділи міської ради мають свої печатки і кутові штампи встановленого взірця, інші печатки і штампи, необхідні для роботи з документами. Виготовлення зазначених печаток і штампів забезпечують департаменти, управління, відділи та інші підрозділи міської ради самостійно. Взірці печаток та кутових штампів погоджуються з секретарем виконавчого комітету.

24.6. Печатки і штампи зберігаються в спеціальних сейфах, металевих ящиках, що забезпечують їх надійне зберігання.

24.7. Виготовлення бланків міської ради, виконавчого комітету забезпечується у встановленому порядку за взірцями, погодженими з секретарем виконавчого комітету.

24.8. Бланки міської ради, виконавчого комітету є бланками суворого обліку та звітності і мають нумерацію. Номер бланка зазначається у верхній частині його зворотної сторони.

24.9. Департаменти, управління, відділи та інші структурні підрозділи виготовляють свої бланки. Взірці загальних бланків - для листів, наказів погоджуються з секретарем виконавчого комітету.

24.10. Документи, складені на бланках міської ради, підписуються міським головою, секретарем міської ради, складені на бланках виконавчого комітету - міським головою, його заступниками, секретарем виконавчого комітету. Підпис документів, складених на бланках міської ради або виконкому міської ради, іншими посадовими особами не допускається.

24.11. Облік, видача, контроль за використанням бланків здійснюється у встановленому порядку загальним відділом.

В департаментах, управліннях, відділах та інших виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за використанням бланків здійснюється особами, які відповідають за діловодство.

24.12. Перед отриманням нової кількості бланків працівники, робота яких безпосередньо пов'язана з друкуванням документів, проводять звірку і звітують про використання раніше отриманих бланків, здають погашені бланки.

24.13. Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації не приймаються.

25. Порядок висвітлення роботи в засобах масової інформації

25.1. Офіційні повідомлення засобам масової інформації про діяльність виконавчого комітету, структурних підрозділів, постійних і тимчасових комісій, підсумки розгляду питань на нарадах та інше має право надавати прес-секретар міської ради.

25.2. Дозвіл на присутність (акредитацію) представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщеннях, де проводяться постійні або тимчасові заходи, надається секретарем міської ради або секретарем виконавчого комітету.

26. Про вчинення підпису на свідоцтвах про право власності на об'єкти нерухомості

26.1. Свідоцтво про право власності на об'єкти нерухомості видається міським комунальним бюро технічної інвентаризації на підставі рішення виконавчого комітету міської ради.

26.2. Право підпису свідоцтва про право власності на об'єкт нерухомості має секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретар виконавчого комітету, директори департаментів відповідно до розподілу функціональних та делегованих повноважень.

Перед вчиненням підпису свідоцтво візується керівником департаменту, управління, відділу, яким готувався проект рішення виконавчого комітету.

26.3. В разі підготовки проекту рішення виконавчого комітету міським комунальним бюро технічної інвентаризації з оформленням права власності право підпису свідоцтва про право власності має секретар виконавчого комітету, при наявності візи начальника бюро або його заступника.

26.4. При відсутності відповідного заступника міського голови свідоцтво про право власності на об'єкт нерухомості підписує секретар виконавчого комітету міської ради з дотриманням вимог пункту 26.2 даного розділу, а у разі відсутності їх обох - секретар міської ради.

27. Порядок підготовки, правової експертизи та реєстрації договорів, що укладаються від імені та в інтересах територіальної громади, міської ради та її виконавчих органів

27.1. Цей порядок визначає питання щодо підготовки, правової експертизи та реєстрації договорів, що укладаються від імені та в інтересах територіальної громади, міської ради та її виконавчих органів і є обов'язковим для виконання всіма посадовими особами органу місцевого самоврядування та його структурних підрозділів.

27.2. Правова експертиза та реєстрація договорів здійснюється юридичним відділом міської ради.

27.3. Договори вважаються дійсними, якщо вони складені у письмовій формі і підписані сторонами, набирають чинності після реєстрації у юридичному відділі.

27.4. Договір від імені юридичної особи підписується особою, що має на це повноваження, із зазначенням її посади, підстав повноважень та буквеним позначенням прізвища, а її особистий підпис завіряється печаткою цієї юридичної особи.

27.5. Відповідальність за достовірність інформації, наведеної у договорах, які подаються на реєстрацію, несуть сторони договору.

27.6. Договори, що подаються на реєстрацію, друкують на окремих аркушах білого паперу формату А4, при цьому другий і наступний аркуші нумерують арабськими цифрами. Всі документи друкують шрифтом чорного кольору. Виправлення у документах не допускається.

27.7. Правова експертиза та реєстрація договору здійснюється протягом двох тижнів від дати надходження договору до юридичного відділу з оформленими документами, що до нього додаються, в окремих випадках термін правової експертизи та реєстрації договору може бути скорочений.

27.8. Юридичний відділ:

27.8.1. Здійснює правову експертизу договору та доданих до нього документів.

27.8.2. Реєструє договір у відповідному реєстрі.

27.8.3. Присвоює номер договору.

27.8.4. Інформує сторони договору про реєстрацію. Один примірник оригіналу зареєстрованого договору зберігається у юридичному відділі згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 р. N 11а.

27.9. Юридичний відділ має право запросити додаткові матеріали, що необхідні для реєстрації договору. В цьому разі реєстрація проводиться у двотижневий строк від дати надходження додаткових матеріалів, в окремих випадках термін розгляду та реєстрації договору може бути скорочений.

27.10. До відповідного реєстру заносяться такі відомості:

27.10.1. Предмет договору.

27.10.2. Сторони договору.

27.10.3. Дата укладення договору.

27.10.4. Строк дії її договору.

27.10.5. Юридичні адреси сторін, банківські реквізити.

27.10.6. Прізвище, ім'я, по батькові посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням договору.

27.11. Договір не може бути зареєстрований, якщо:

27.11.1. Подані на реєстрацію документи не відповідають вимогам порядку.

27.11.2. Умови договору не відповідають вимогам чинного законодавства України.

27.12. Якщо договір не може бути зареєстрований, юридичний відділ повертає його сторонам із письмовим зазначенням підстав їх повернення.

27.13. До зареєстрованого договору в межах строку його дії можуть бути внесені зміни на підставі заяви сторін. У поданій заяві вказуються сторони договору та їх адреси, дата реєстрації договору та його реєстраційний номер, перелік змін. При цьому заява та перелік змін мають бути підписані сторонами, завірені їх печатками та погоджені представником юридичного відділу міської ради. У переліку змін вказується редакція пункту (пунктів), що змінюється (змінюються) та (або) доповнюється (доповнюються).

27.14. Юридичний відділ здійснює внесення відповідних змін протягом тижня від дати надходження оформлених документів.

27.15. Рішення про дострокове припинення дії договору, прийняте за взаємною згодою сторін або на підставі рішення суду, доводиться до відома юридичного відділу у місячний строк від дати прийняття такого рішення, але не менше 1 місяця до строку закінчення договору, про що ним робиться відмітка у відповідному реєстрі.

28. Підготовка і передача справ у міський державний архів

28.1. Схоронність документів в департаментах, управліннях, відділах, інших виконавчих органах міської ради забезпечується наявністю в них архівного підрозділу або відповідальної особи згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

28.2. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання та з особового складу здаються в міський державний архів:

- загальним відділом виконкому міської ради через 2 роки після завершення справ у діловодстві, іншими виконавчими органами міської ради - через 5 років.

Справи тимчасового строку зберігаються у виконавчих органах міської ради згідно з затвердженою номенклатурою справ даного підрозділу і знищуються по акту тільки з дозволу міського державного архіву.

28.3. Підготовка документів включає:

- експертизу цінності документів;

- науково-технічне опрацювання документів;

- складання історичної довідки, описів справ та ін.

28.4. При експертизі цінності документів визначається необхідність відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів створюються постійно діючі експертні комісії з числа працівників відповідного підрозділу та міського державного архіву.

28.5. В залежності від терміну зберігання документа проводиться повне або часткове оформлення справ. Оформлення справ проводиться працівником, на якого покладено обов'язки ведення діловодства. Методичну допомогу та контроль з питань оформлення справ здійснює міський державний архів.

28.6. Повному оформленню підлягають справи постійного терміну зберігання та з особового складу.

До повного оформлення відноситься:

- оправлення справи в обкладинку з твердого картону;

- нумерація аркушів у справі;

- складання засвідчуваного напису справи;

- оформлення обкладинки справи;

- складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи.

28.7. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

28.8. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи, окремо по кожній із справ.

Опис справ постійного строку зберігання складається у чотирьох примірниках, з особового складу - у трьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) Державного архіву Чернівецької області.

28.9. На стадії підготовки справ для передачі в міський державний архів працівник архіву перевіряє правильність формування і оформлення справ, відповідність їх номенклатурі справ та опису. При виявленні недоліків у формуванні та оформленні справи повертаються відповідним виконавчим органам на доопрацювання.

Прийом документів здійснюється відповідно до опису справ, в кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі, а також ставиться підпис працівника міськдержархіву та особи, яка передала справи.

Прийом справ на державне зберігання проводиться в приміщенні міськдержархіву в присутності працівника відповідного органу з дотриманням встановлених правил. У разі виявлення відсутніх справ керівник структурного підрозділу міської ради зобов'язаний вжити заходів до їх розшуку та притягнення винних у цьому до відповідальності відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".