Законы Украины

Новости Партнеров
 

Про затвердження Інструкції з діловодства у Державному комітеті України по земельних ресурсах і місцевих державних органах земельних ресурсів

Страница 1



         ДЕРЖАВНИЙ КОМIТЕТ УКРАЇНИ ПО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСАХ
 
                            Н А К А З
 
                        30.12.1998  N 147
 
 
                             (витяг)
 
     <...>
 
   { Iз змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету
                                  України по земельних ресурсах 
     N 122 ( v0122219-06 ) від 04.04.2006
                            Наказом Державного комітету України
                                          із земельних ресурсів
     N 80 ( v0080675-08 ) від 28.05.2008 }
 
                                      ЗАТВЕРДЖЕНО
                                      Наказ Державного комітету
                                      України
                                      по земельних ресурсах
                                      30.12.1998 N 147
                                      (в редакції наказу від
                                      4 квітня 2006 р. N 122
                                      ( v0122219-06 )
 
 
                            IНСТРУКЦIЯ
     з діловодства у Державному комітеті України із земельних
          ресурсів, урядових, територіальних органах та
          державних підприємствах, що належать до сфери
                         його управління
 
 { У назві та тексті Iнструкції слова "Державний комітет України
   по  земельних  ресурсах"  замінено словами "Державний комітет
   України із земельних ресурсів" у відповідному відмінку згідно
   з  Наказом  Державного комітету України із земельних ресурсів
   N 80 ( v0080675-08 ) від 28.05.2008 }
 
 
                      1. Загальні положення
 
     1.1.  Iнструкція  з діловодства у Державному комітеті України
із   земельних   ресурсів,  урядових,  територіальних  органах  та
державних  підприємствах,  що  належать  до  сфери його управління
(далі  -  Iнструкція)  встановлює  загальні правила документування
діяльності  системи  Держкомзему  і  регламентує  порядок роботи з
документами з моменту їх створення або надходження до відправлення
або передачі в архів.
 
     1.2. Iнструкція    визначає    порядок   ведення   загального
діловодства,   її   положення   поширюються   на   всю    службову
документацію,  в  тому  числі створювану за допомогою персональних
комп'ютерів (ПК).  Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки
документальної  інформації  повинні  відповідати вимогам державних
стандартів та цієї Iнструкції.
     Порядок ведення   діловодства,   що   містить   інформацію  з
обмеженим доступом,  визначається  постановою  Кабінету  Міністрів
України  від  27  листопада  1998  р.  N  1893  ( 1893-98-п ) "Про
затвердження  Iнструкції  про   порядок   обліку,   зберігання   і
використання документів справ, видань та інших матеріальних носіїв
інформації,  які містять конфіденційну інформацію,  що є власністю
держави  (із  змінами,  внесеними  згідно  з  постановами Кабінету
Міністрів України від 29.11.2001  N  1601  (  1601-2001-п  ),  від
13.03.2002    N  281   (  281-2002-п  ),  від  17.11.2004  N  1547
( 1547-2004-п ).
     Діловодство за  зверненнями громадян визначається Iнструкцією
з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади  і
місцевого самоврядування,  об'єднаннях громадян, на підприємствах,
в установах,  організаціях незалежно від форм власності, в засобах
масової  інформації,  затвердженою  постановою  Кабінету Міністрів
України від 14 квітня 1997 р.  N 348 (  348-97-п  )  (із  змінами,
внесеними  згідно  з  постановою  Кабінету  Міністрів  України від
17.10.97  N 1153  ( 1153-97-п ) та наказом Комітету від 29.09.2003
N 236  "Про  затвердження  Iнструкції з діловодства за зверненнями
громадян у Державному комітеті України  по  земельних  ресурсах  і
територіальних органах земельних ресурсів".
 
     1.3. Викладені  у  цій Iнструкції правила і рекомендації щодо
порядку  здійснення  діловодних  процесів  у  Комітеті,  урядових,
територіальних органах та державних підприємствах,  що належать до
сфери його управління, розроблені на основі Примірної інструкції з
діловодства у міністерствах,  інших центральних органах виконавчої
влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої   влади,  затвердженої  постановою  Кабінету  Міністрів
України від 17 жовтня 1997 р.  N 1153 ( 1153-97-п )  (із  змінами,
внесеними  згідно  з  постановами  Кабінету  Міністрів України від
27.11.2001   N 1577  (  1577-2001-п  ),   від  17.07.2003  N  1106
( 1106-2003-п  ),  від  28.07.2003  N  1173  ( 1173-2003-п ),  від
17.11.2004   N  1558  (  1558-2004-п  ),   від  18.05.2005  N  371
( 371-2005-п ),   від  20.06.2005   N  493  ( 493-2005-п ),    від
25.07.2005   N  642  (  642-2005-п  ),    від   24.09.2005   N 981
( 981-2005-п ) та державних стандартів на організаційно-розпорядчу
документацію.
 
     1.4. Архівні    установи    надають    Комітету,    урядовим,
територіальним органам та державним підприємствам,  що належать до
сфери   його   управління,   організаційно-методичну   допомогу  в
удосконаленні   та   організації   діловодства,   розробляють    і
затверджують  обов'язкові  для виконання нормативно-правові акти з
питань  організації  документів   у   діловодстві,   мають   право
перевіряти  ведення діловодства і вимагати від керівників усунення
виявлених внаслідок перевірок недоліків.
 
     1.5. У Комітеті,  урядових, територіальних органах, державних
підприємствах,    що    належать   до   сфери   його   управління,
застосовується повна централізація діловодства.
 
     1.6. Відповідальність за організацію діловодства  в  Комітеті
несе  Голова,  а  в  урядових,  територіальних органах,  державних
підприємствах,  що  належать  до  сфери  його  управління,  -   їх
керівники.  Ведення  діловодства  в  Комітеті  відповідно до вимог
державних стандартів та цієї Iнструкції покладається на Управління
справами,   а   в   урядових,  територіальних  органах,  державних
підприємствах,  що належать до сфери його управління, - відповідну
діловодну службу.
     У структурних підрозділах Комітету,  урядових, територіальних
органах  та  державних  підприємствах,  що  належать до сфери його
управління,  у яких за  штатним  розписом  не  передбачено  посади
працівника  з  діловодства,  ця  робота покладається на спеціально
виділену для цього особу, про що видається наказ та зазначається у
посадовій інструкції.
 
     1.7.   Загальне   керівництво   роботою   діловодної   служби
здійснюється  Головою Держкомзему та заступником Голови відповідно
до  розподілу  обов'язків,  які зобов'язані: { Абзац перший пункту
1.7  в  редакції  Наказу  Державного комітету України із земельних
ресурсів N 80 ( v0080675-08 ) від 28.05.2008 }
     забезпечувати дотримання     строків    виконання    завдань,
визначених законами України,  постановами Верховної Ради  України,
актами  Президента України,  рішеннями Кабінету Міністрів України,
дорученнями Прем'єр-міністра України,  строків,  установлених  для
вирішення питань,  що порушені в листах Президента України, Голови
Верховної  Ради  України  та  його  заступників,  голів  комітетів
Верховної    Ради   України   і   депутатських   фракцій,   Голови
Конституційного Суду України,  Голови Верховного Суду  України  та
голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України,
а також  строків  виконання  інших  документів,  що  надходять  до
Держкомзему;   {   Абзац  другий  пункту  1.7  в  редакції  Наказу
Державного    комітету    України  із  земельних   ресурсів  N  80
( v0080675-08 ) від 28.05.2008 }
     вживати необхідних   заходів   до    скорочення    службового
листування;
     не допускати вимагання від урядових,  територіальних органів,
державних  підприємств,  що належать до сфери управління Комітету,
різних відомостей,  звітів,  зведень  та  інших,  не  передбачених
нормативно-правовими   актами   документів,   які   не   викликані
необхідністю;
     забезпечувати регулярну   перевірку   стану   діловодства   в
центральному апараті Комітету та урядових,  територіальних органах
та державних підприємствах, що належать до сфери його управління;
     всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації
діловодних  процесів,  вживати  необхідних  заходів щодо оснащення
діловодної  служби  сучасним   обладнанням   та   автоматизованими
робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
     забезпечувати організацію  навчання  працівників   діловодної
служби відповідних підрозділів для підвищення кваліфікації;
     здійснювати контроль за обов'язковим  додержанням  в  апараті
Комітету,    урядових,   територіальних   органах   та   державних
підприємствах,  що належать до сфери його управління,  вимог  щодо
складання,   оформлення   документів   і   організації  діловодних
процесів,     передбачених     державними      стандартами      на
організаційно-розпорядчу документацію та цією Iнструкцією.
 
     1.8. У  разі  звільнення  працівника  Комітету або урядового,
територіального органу та державного підприємства,  що належить до
сфери його управління,  а також у разі його відпустки, відрядження
чи тривалої відсутності з інших причин  усі  неоформлені  службові
документи   за   вказівкою   керівника,  який  надавав  доручення,
передаються особі, що його заміщає.
 
     1.9. Комітет,  урядові,  територіальні  органи  та   державні
підприємства,  що  належать  до сфери його управління,  здійснюють
діловодство,  ведуть документацію і листування між собою державною
мовою.
 
            2. Документування управлінської діяльності
     Комітету, урядових, територіальних органів та державних
        підприємств, що належать до сфери його управління
 
     2.1. Документування   управлінської   діяльності   полягає  у
фіксації за встановленими правилами  на  паперових  або  магнітних
носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
     Підставою для створення документів є необхідність засвідчення
наявності та змісту управлінських дій,  передавання,  зберігання і
використання інформації протягом певного часу або постійно.
 
     2.2. У  Комітеті   та   урядових,   територіальних   органах,
державних  підприємствах,  що  належать  до сфери його управління,
визначається   конкретний   комплекс   документів,    передбачений
номенклатурою  справ  та необхідний і достатній для документування
їх діяльності.
 
     2.3. Для  здійснення  управлінської  діяльності  в  Комітеті,
урядових,  територіальних  органах та державних підприємствах,  що
належать до сфери його управління, видаються розпорядчі документи,
визначені   положеннями   (статутами)  про  них:  накази,  рішення
колегії.
     З питань,  що  становлять  взаємний  інтерес  і  належать  до
компетенції різних органів,  можуть прийматися спільні  розпорядчі
документи.
 
     2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:
     у Комітеті - Конституція ( 254к/96-ВР  )  і  закони  України,
постанови  Верховної  Ради  України,  акти  Президента  України та
Кабінету Міністрів України,  в урядових,  територіальних  органах,
державних підприємствах,  що належать до сфери його управління,  -
ще і розпорядчі документи Держкомзему;
     провадження виконавчої   і  розпорядчої  діяльності  з  метою
виконання  Комітетом,  урядовими,  територіальними   органами   та
державними  підприємствами,  що належать до сфери його управління,
покладених на них завдань і функцій;
     потреба у правовому регулюванні діяльності.
 
     2.5. Розпорядчі  документи,  що  надходять  до  Комітету  від
органів вищого рівня, у разі необхідності, доводяться до урядових,
територіальних  органів,  державних  підприємств,  що  належать до
сфери його управління.  Комітет  має  право  розсилати  ксерокопії
документів органів вищого рівня урядовим,  територіальним органам,
державним підприємствам,  що належать до  сфери  його  управління,
разом із супровідним листом.
 
     2.6. Документи,   що   видаються   на   підставі  розпорядчих
документів органів вищого рівня,  повинні мати посилання на них із
зазначенням   найменування   цих   документів,   дат,   номерів  і
заголовків.
 
     2.7. Хід обговорення питань  і  рішення,  що  приймаються  на
засіданнях  колегій  Комітету,  урядових,  територіальних органів,
державних підприємств,  що належать до сфери його  управління  або
науково-технічної   ради,   семінарах,   нарадах,   фіксуються   в
протоколах.  Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених
у ході засідань.
     Якщо хід засідання  фіксується  на  магнітній  плівці  шляхом
запису  на  магнітофоні чи диктофоні,  після засідання записані на
ній тексти виступів враховуються під час оформлення протоколу.
 
     2.8. Рішення колегіальних органів  доводяться  до  виконавців
шляхом надсилання їм рішень.
     Рішення колегій  проводяться  в  життя  наказами  відповідних
органів.
 
     2.9. Комітет   під  час  здійснення  оперативних  зв'язків  з
урядовими, територіальними органами, державними підприємствами, що
належать   до   сфери   його   управління,  іншими  установами  та
організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
     Як правило,  листи  складаються  у  разі,  коли неможливо або
важко  здійснити  бездокументний  обмін  інформацією,  дати   усні
роз'яснення,   вказівки   (особисті  або  по  телефону),  провести
інструктування тощо.
 
     2.10. Якщо службовий документ потребує  негайного  виконання,
передача   тексту   документа   може  здійснюватися  по  телефону,
телефаксу або електронною поштою.
 
          3. Приймання, розгляд і реєстрація документів
 
     3.1. Приймання документів
     3.1.1. Усі документи,  що надходять до Комітету, в тому числі
створені за допомогою ПК,  приймаються централізовано в Управлінні
справами,   а   в   урядових,  територіальних  органах,  державних
підприємствах, що належать до сфери його управління, - відповідним
структурним підрозділом, або виділеною для цього особою.
     У разі надходження до Комітету  документів  у  неробочий  час
вони   приймаються   черговим   працівником,  який  знаходиться  у
приймальні Голови, а в урядових, територіальних органах, державних
підприємствах,   що   належать   до   сфери   його  управління,  -
відповідальним черговим.
     3.1.2. В  Управлінні  справами  чи  відповідному структурному
підрозділі розкриваються всі конверти,  за винятком тих,  що мають
напис "особисто".
     У разі пошкодження конверта  робиться  відмітка  в  поштовому
реєстрі.
     Конверти зберігаються і додаються до документів у разі,  коли
лише   за  конвертом  можна  встановити  адресу  відправника,  час
відправлення та одержання документа або коли у  конверті  відсутні
окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів
номерам на конверті.
     3.1.3. Неправильно   оформлені  (непідписані,  незасвідчені),
пошкоджені або надіслані  не  за  адресою  документи  повертаються
відправнику або пересилаються адресатові.
 
     3.2. Попередній розгляд документів
     3.2.1. Усі документи,  що надійшли до Комітету або  урядових,
територіальних  органів,  державних  підприємств,  що  належать до
сфери  його  управління,  підлягають  обов'язковому   попередньому
розгляду.
     Попередній розгляд   документів   у   Комітеті   здійснюється
виділеною  для  цього  особою  загального  відділу  відповідно  до
розподілу  обов'язків  між  працівниками  Управління  справами,  в
урядових,  територіальних  органах,  державних  підприємствах,  що
належать до сфери його управління,  - виділеною для цього  особою,
про що зазначено у посадовій інструкції.
     3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є  розподілення
їх  на  ті,  що  потребують  обов'язкового  розгляду  керівництвом
Комітету  або  урядового,   територіального   органу,   державного
підприємства, що належать до сфери його управління, чи виконавцями
відповідно до функціональних обов'язків,  визначення  необхідності
реєстрації  документів,  а  також  встановлення термінів виконання
документів,   які   передаються   структурним    підрозділам    чи
безпосереднім виконавцям.
     3.2.3. Попередній  розгляд  документів  здійснюється  у  день
одержання  або  в  перший  робочий  день  у  разі надходження їх у
неробочий  час.  Доручення  органів   вищого   рівня,   телеграми,
телефонограми розглядаються негайно.
     3.2.4.    Під    час    попереднього    розгляду   документів
відповідальний   працівник   керується  Положенням  про  Державний
комітет  України  із  земельних  ресурсів  (  224-2008-п ) та його
структурні   підрозділи,  посадовими  інструкціями,  номенклатурою
справ,  схемами  проходження  документів, аналогічно і в урядових,
територіальних  органах,  державних  підприємствах, що належать до
сфери управління Комітету.
     3.2.5.     Голові     Держкомзему,    керівнику    урядового,
територіального  органу,  державного  підприємства, що належать до
сфери управління Держкомзему, відразу після реєстрації передаються
акти  законодавства,  доручення Прем'єр-міністра України, запити і
звернення  народних  депутатів  України,  інша  кореспонденція, що
надходить   від   органів   вищого   рівня,   в   папці  з  грифом
"Невідкладно".  {  Абзац  перший підпункту 3.2.5 в редакції Наказу
Державного    комітету    України   із  земельних  ресурсів  N  80
( v0080675-08 ) від 28.05.2008 }
     Закони України,  постанови  Верховної Ради України,  Кабінету
Міністрів України,  Верховної  Ради  Автономної  Республіки  Крим,
нормативно-правові акти органів виконавчої влади,  рішення органів
місцевого самоврядування,  а  також  найважливіші  документи,  які
містять  інформацію  з  принципових питань діяльності відповідного
органу  чи  підприємства  і  потребують  вирішення   керівництвом,
розглядаються першочергово.
     Iнші документи передаються до структурних  підрозділів  через
відповідальних за діловодство осіб.
 
     3.3. Реєстрація документів
     3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування  факту  створення
або  надходження  документа  шляхом проставлення на ньому умовного
позначення  -  реєстраційного  індексу  з  подальшим   записом   у
реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
     Реєстрація документів провадиться  з  метою  забезпечення  їх
обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної
в документах інформації.
     3.3.2. Реєстрація    документів   у   Комітеті   здійснюється
централізовано Управлінням справами,  а в урядових, територіальних
органах,  державних  підприємствах,  що  належать  до  сфери  його
управління, - виділеною та затвердженою керівником особою.
     Примірний перелік  документів,  що  не  підлягають реєстрації
службою діловодства, наведено у додатку 1.
     3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку,
виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі,  планові,
звітні,  обліково-статистичні,  бухгалтерські, фінансові тощо), як
ті,  що створюються і використовуються  в  Комітеті  та  урядових,
територіальних  органах,  державних підприємствах,  що належать до
сфери його управління,  так і ті, що надходять від інших установ і
юридичних осіб.
     Реєстрації підлягають як традиційні  машинописні  (рукописні)
документи, так і створені за допомогою ПК та електронні документи.
     3.3.4. Основним    принципом    реєстрації    документів    є
однократність.   Кожний   документ   реєструється  в  Комітеті  та
урядових,  територіальних  органах,  державних  підприємствах,  що
належать до сфери його управління,  лише один раз: вхідні - у день
надходження або не пізніше наступного дня,  якщо документ надійшов
у неробочий час,  створювані - у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа  з  одного  структурного
підрозділу в інший він повторно не реєструється.
     3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від  назви
виду,  автора  і  змісту.  Наприклад,  окремо  реєструються закони
України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента
України та Кабінету Міністрів України;  накази Комітету з основної
діяльності,  про заохочення, накладення стягнення на працівника, з
адміністративно-господарських   питань;   накази   про  прийняття,
переведення,  звільнення,  сумісництво  працівників;  накази   про
надання відпусток;  накази про відрядження працівників;  протоколи
засідань    (рішення)    колегії    Комітету;     акти     ревізій
фінансово-господарської   діяльності;   бухгалтерські   документи;
заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
     3.3.6. Під час реєстрації вхідного документа надається умовне
позначення - реєстраційний індекс,  який складається з порядкового
номера, індексу виду і групи документа, наприклад:
     060002/360,
     де 06 - рік реєстрації;
     0002 - порядковий реєстраційний номер;
     360 - індекс виду і групи документів згідно з внутрісистемним
класифікатором кореспондентів - доручення Кабінету Міністрів;
     3.3.7. Для    реєстрації   всіх   документів   застосовуються
реєстраційно-контрольні картки (РКК),  придатні для оброблення  ПК
(додатки 2, 3).
     3.3.8. В   урядових,   територіальних   органах,    державних
підприємствах,   що   належать   до   сфери  управління  Комітету,
допускається журнальна форма  реєстрації  документів,  якщо  обсяг
документообігу  становить  до 500 - 600 документів на рік (додатки
4, 5).
     3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні
картки  виготовляються   у   необхідній   кількості   примірників.
Кількість  примірників карток визначається числом картотек.  Вибір
виду  і  визначення   кількості   картотек   повинні   відповідати
конкретним потребам.
     3.3.10. У Комітеті реєстраційні картки складаються  у  одному
примірнику (для структурного підрозділу,  якому картка передається
разом з документом).
     3.3.11. При    картковій    формі    реєстрації    документів
реєстраційні  картки  групуються  в   довідкові   картотеки,   які
створюються окремо на кожний календарний рік.
     Як правило,  довідкова картотека складається з  двох  частин:
невиконаних і виконаних документів.
     Перша частина   картотеки   використовується   для    пошуків
документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами
або термінами виконання.
     Друга частина    картотеки   використовується   для   пошуків
виконаних документів з певного питання.
     3.3.12. Закони  України,  постанови  Верховної  Ради України,
акти  Президента  України,  рішення  Кабінету  Міністрів  України,
доручення   Прем'єр-міністра   України,  а  також  інші  документи
реєструються   у   загальному   відділі   Управління   справами  в
автоматизованому   режимі.   Запис   здійснюється  шляхом  прямого
введення    з   документа   встановленого   обов'язкового   складу
реквізитів: дата надходження документа, вхідний номер документа та
код  кореспондента; дата документа, індекс документа, що надійшов;
вид  документа,  кореспондент,  резолюція  кореспондента; короткий
зміст  або  заголовок  документа;  розгляд  документа керівництвом
Комітету (прізвище, ім'я та по батькові керівника, дата одержання,
дата  повернення,  резолюція).  { Абзац перший підпункту 3.3.12 із
змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету України із
земельних ресурсів N 80 ( v0080675-08 ) від 28.05.2008 }
     У Відділі  контролю  та  перевірки виконання актів і доручень
провадиться введення виконавців та строки виконання (дата передачі
документа  на  виконання,  код виконавця,  строк виконання,  пункт
виконання);  закриття вхідного документа (реєстраційний  номер  та
дата,  виконавець з контрольним строком), пункту виконання: індекс
відповіді,  дата  відповіді,   вид   документа,   кому   надіслано
відповідь,  короткий  зміст  відповіді,  хто візував,  підписував,
виконавець, телефон.
     Аналогічно здійснюється  реєстрація  документів і в урядових,
територіальних органах,  державних підприємствах,  що належать  до
сфери управління Комітету при наявності ПК.
     При автоматизованій реєстрації формується банк  реєстраційних
даних,  а  за  наявності  мережі  - центральний банк реєстраційних







Последние новости

 
Курсы НБ Украины
Валюта
USD28.182
EUR32.32476
RUB0.42821
PLN7.51441
BYR
Реклама
Реклама



Наша кнопка